Mở đầu — một khái niệm bị bỏ mặc trong sự mơ hồ

Ít có từ ngữ nào được nhắc tới thường xuyên ở cả tuyến đầu lẫn tầng lãnh đạo như “quản trị”, nhưng nội hàm của nó lại bị để mặc trong trạng thái mơ hồ. Không ít nhà quản lý, dù giữ chức vụ, vẫn không đưa ra được câu trả lời rõ ràng và thuyết phục khi cấp dưới hoặc đàn em hỏi: “Quản trị là gì?”. Bởi khó có thể nói “tôi không biết quản trị”, họ thường khoác lên mình vẻ thầy giáo, nêu ra vài câu hỏi vòng vo hoặc bảo đối phương “tự suy nghĩ”, chỉ để né tránh.

Không có định nghĩa của riêng mình thì không thể quản trị. Con người không thể thực hiện một hoạt động mà chính mình còn không hiểu là gì.

Lãnh đạo có thể chịu ảnh hưởng bởi bẩm sinh hay sức hút cá nhân, nhưng quản trị là một hoạt động. Đã là hoạt động thì không thể triển khai khi thiếu định nghĩa.

Định nghĩa quản trị — mọi hoạt động nhằm đạt mục tiêu

Lập trường của tôi rất rõ ràng. Quản trị, nói gọn trong một câu, là “toàn bộ hoạt động nhằm đạt mục tiêu và kết quả”.

Để bớt trừu tượng, tôi tách định nghĩa này thành ba tầng hoạt động:

  • Điều chỉnh các cấu phần: thiết kế và tinh chỉnh cơ chế, quy tắc, quy trình để chúng phục vụ việc đạt mục tiêu. → Ví dụ: xây dựng quy chế, thống nhất mẫu và phong cách báo cáo, dựng hệ thống quản lý tiến độ và thiết kế những hoạt động cần thiết để hoàn thành chỉ tiêu.
  • Điều chỉnh nguồn lực: bảo đảm nhân lực, vật lực, tài lực, thời gian ở mức đủ về lượng và đúng về chất. → Ví dụ: huy động và phân bổ nguồn lực, đào tạo nhân sự để nâng cao năng lực, điều chuyển vị trí, giao trách nhiệm phụ trách cấu phần, thậm chí cắt giảm khi cần.
  • Điều chỉnh và thích ứng với môi trường: ứng phó với biến động thị trường, mối đe dọa và ràng buộc bên ngoài để duy trì khả năng đạt mục tiêu. → Ví dụ: làm việc với các bên liên quan bên ngoài, thực hiện trách nhiệm xã hội, xử lý rủi ro ngoại sinh, tuân thủ quy định và trong trường hợp cần thiết điều chỉnh chính chỉ tiêu.

Nói cách khác, hãy xem tổ chức mình phụ trách như một hệ thống, liên tục điều chỉnh cấu phần và nguồn lực trong bối cảnh môi trường để duy trì lý do tồn tại của nó — đó là quản trị theo cách tôi hiểu.

Bài viết dựa trên quan điểm của tôi, nhưng đừng lo: Peter Drucker cũng khẳng định rằng “quản trị là công việc, là hoạt động thực hành có kỷ luật”.

Rốt cuộc, vận mệnh tổ chức phụ thuộc vào quản trị. Tôi đã nhận ra điều này hàng chục năm trước khi làm việc dưới quyền một người quản lý mà tôi cho là bất tài, và dữ liệu mới nhất của Gallup cũng khẳng định: báo cáo State of the Global Workplace, 2025 chỉ ra nguyên nhân lớn nhất khiến mức độ gắn kết của đội ngũ giảm chính là sự suy giảm gắn kết của các nhà quản lý.

Khác biệt với lãnh đạo — khả năng phác họa đích đến

Một chủ đề được tranh luận nhiều là sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản trị.

  • Lãnh đạo dựa trên ý nghĩa tồn tại của tổ chức để quyết định “chúng ta sẽ đi đâu” và dẫn dắt tới kết quả. Tầm nhìn, sứ mệnh hay phương châm công ty là ngôn ngữ giúp tập trung vào hướng đi đó.
  • Quản trị là năng lực giữ cho tổ chức tiến về đích đã định bằng cách điều chỉnh cấu phần, nguồn lực và tương tác với môi trường.

Nếu lãnh đạo là người vẽ một đích đến hấp dẫn lên bản đồ, thì quản trị là người lèo lái con thuyền đi tới đó. Hai vai trò bổ trợ nhau nhưng hoàn toàn khác biệt.

Lợi nhuận và môi trường — vị trí của CSR/ESG

Trong xã hội tư bản, ý nghĩa tồn tại của doanh nghiệp vì lợi nhuận là “kiếm lời một cách bền bỉ”. Điều đó là hiển nhiên.

Những năm gần đây, các yêu cầu liên quan CSR và ESG được chú trọng hơn. Điều cần tránh là nghĩ rằng chúng tạo ra những mục tiêu mới.

Doanh nghiệp cũng là một hệ thống đặt trong môi trường. Nếu phớt lờ CSR/ESG, doanh nghiệp sẽ mất niềm tin xã hội, chịu chế tài và chỉ trích, cuối cùng không thể duy trì lợi nhuận. Vì vậy, ESG và CSR là “yếu tố môi trường” thuộc phạm vi quản trị. Muốn duy trì mục tiêu lợi nhuận, bắt buộc phải thích ứng với môi trường. Cho nên luận điệu kiểu “ESG/CSR làm thay đổi định nghĩa quản trị”, “một thời đại quản trị mới” là quá hời hợt.

Báo cáo Gallup cũng nêu rõ các nhà quản lý đang chịu áp lực từ “kỳ vọng mới của khách hàng”, “chuyển đổi số/AI” và “mô hình làm việc linh hoạt”. Những yếu tố môi trường này vốn dĩ đã nằm trong phạm vi quản trị; chúng không làm định nghĩa quản trị đổi khác chỉ sau một đêm.

Vì sao “nhà quản lý thiếu định nghĩa” thất bại

Vậy hình mẫu thất bại của quản trị là gì?

Đó là người giữ vị trí quản lý khi chưa hề có định nghĩa rõ ràng về quản trị.

Họ có thể đạt kết quả tức thời — nhờ nhân viên xuất sắc hoặc gặp thuận lợi thị trường. Nhưng điều đó không kéo dài. Khi môi trường đổi thay thì sụp đổ, khi cấp dưới rời đi thì toàn bộ hệ thống tan vỡ.

Sự thất bại của “nhà quản lý không định nghĩa” không phải ngẫu nhiên. Họ không xem quản trị như một hoạt động.

Khó khăn của thành công — điều kiện cần và đủ

Ngược lại, chỉ cần định nghĩa được quản trị thì chắc chắn thành công chăng? Câu trả lời là không. Hiểu và thực hành định nghĩa là điều kiện cần, nhưng không phải điều kiện đủ.

Thiếu nguồn lực, biến động dữ dội từ bên ngoài, sức ép chính trị vượt ngoài thẩm quyền — ngay cả nhà quản lý giỏi nhất cũng có thể bất lực. Vì quản trị là hoạt động, nó phải diễn ra liên tục. Nhưng cũng tồn tại những điều kiện khiến mục tiêu không thể đạt được. Nếu bỏ qua điều này và rơi vào “huyền thoại quản trị toàn năng”, tổ chức sẽ bị tổn hại.

Báo cáo của Gallup củng cố nhận định trên. Nhà quản lý được đào tạo cơ bản giảm một nửa tỷ lệ “bất mãn chủ động” so với người không được đào tạo. Khi học kỹ thuật huấn luyện, hiệu suất cá nhân của họ tăng 20–28%; khi được đào tạo và hỗ trợ phát triển liên tục, mức độ hạnh phúc của họ tăng thêm 32%. Nghĩa là chỉ khi “định nghĩa”, “phát triển kỹ năng” và “thích ứng môi trường” cùng hiện diện, tổ chức mới tiến gần tới thành công bền vững.

Quản trị đồng nghĩa với trách nhiệm kết quả

Cuối cùng, thước đo cho cả quản trị lẫn lãnh đạo rất đơn giản: trách nhiệm về kết quả.

Với doanh nghiệp vì lợi nhuận, “duy trì lợi nhuận” là lý do tồn tại; việc tổ chức có liên tục đạt các mục tiêu dẫn tới lợi nhuận hay không là chỉ báo duy nhất của quản trị tốt. Quy trình hay phương pháp chỉ là đường phụ trợ. Sau cùng, mọi thứ quy về câu hỏi “mục tiêu có được hoàn thành không?”.

Kết luận — sở hữu định nghĩa và không ngừng hành động

Quản trị là gì? Câu trả lời là: quản trị là toàn bộ hoạt động nhằm đạt mục tiêu và kết quả — tức tạo ra thành quả bền bỉ.

  • Không có định nghĩa riêng thì không thể quản trị.
  • Chỉ khi kết quả duy trì ổn định mới có thể đánh giá là “quản trị tốt”.
  • Yếu tố môi trường là điều kiện ràng buộc, không phải mục tiêu.
  • Quản trị không toàn năng, nhưng chừng nào hoạt động còn tiếp diễn thì không tồn tại tình huống “không thể quản trị”.

Quản trị không phải phép màu hay thiên phú. Đó là hành trình liên tục nhìn tổ chức như hệ thống, thích ứng với môi trường và làm việc để hoàn thành mục đích. Không có cẩm nang vạn năng, nhưng có nhiều phương pháp đã được biết đến. Chỉ cần không quên bản chất này, tổ chức sẽ tránh được rủi ro của những “nhà quản lý không định nghĩa” luôn phó mặc cho may rủi hoặc dựa dẫm cấp dưới.

FAQ (câu hỏi thường gặp)

Hỏi: Quản trị là gì? Đáp: Là toàn bộ hoạt động hoạch định, phối hợp và kiểm soát con người, nguồn lực, thông tin và quy trình nhằm giúp tổ chức hoặc đội nhóm đạt mục tiêu. Đây không chỉ là chức danh, mà là hành vi duy trì cơ chế tạo ra kết quả bền bỉ.

Hỏi: Quản trị khác gì lãnh đạo? Đáp: Lãnh đạo quyết định một đích đến đủ sức thuyết phục; quản trị điều chỉnh cơ chế (cấu phần), nguồn lực và xử lý môi trường trên hành trình tiến tới đích. Nhà quản lý giỏi kết hợp được cả hai, nhưng nếu chỉ dựa vào một phía thì không duy trì được kết quả dài lâu.

Hỏi: Vì sao nhà quản lý “chỉ có chức danh” dễ thất bại? Đáp: Vì họ không hiểu định nghĩa quản trị, chỉ đạo mang tính đối phó. Dù có kết quả tức thời cũng khó tái lập; khi mất nhân sự giỏi thì mọi thứ sụp đổ.

Hỏi: Tổ chức thiếu quản trị thường ra sao? Đáp: Dấu hiệu điển hình gồm “chỉ có thành tích khi một vài cá nhân xuất chúng còn ở lại”, “thắng lợi một lần rồi sau đó liên tiếp thất bại”, “nhân viên kiệt sức và nghỉ việc”.

Tài liệu tham khảo và liên kết liên quan