Mở đầu

Ở phần 4, chúng ta đã thấy những tài sản không được chuyển thành mã sẽ để lại một di sản tiêu cực trong tương lai. Từ đó cần tự hỏi lại: phát triển công dân có phải là cách xây dựng hệ thống vận hành thực sự hay không?

Câu trả lời là không. Phát triển công dân không gánh vác môi trường production. Bản chất của nó là chuyển các yêu cầu nhìn từ phía người dùng thành một “bản nháp có thể chạy được”.

Nếu thiếu góc nhìn này và lầm tưởng rằng “phát triển công dân = công cụ thần kỳ để ai cũng có thể lập tức tạo ra hệ thống”, lịch sử sẽ lặp lại và những di sản tiêu cực sẽ tiếp tục sinh sôi. Hãy cùng phân tích “phát triển bản nháp” nghĩa là gì và cách vận dụng đúng đắn.

Toàn bộ chuỗi bài

Giá trị của phát triển bản nháp là gì?

Các ứng dụng hay công cụ do đội ngũ tuyến đầu xây dựng bằng phát triển công dân thường bị xem là “chưa hoàn chỉnh” hoặc “thô ráp”. Chính sự “thô ráp” đó lại tạo nên giá trị.

Yêu cầu nhìn từ phía người dùng được bộc lộ rõ

Hãy hình dung phòng kinh doanh tự xây một ứng dụng quản lý khách hàng trên nền tảng low-code. Trong đó phản ánh trực giác hằng ngày của những người đang làm việc: “nếu không như thế này thì sẽ bất tiện”.

  • Mức độ chi tiết của các trường nhập liệu
  • Những gì họ muốn xuất hiện trên màn hình danh sách
  • Vị trí nút bấm và sự tự nhiên của luồng thao tác

Những điều này không thể truyền tải chỉ bằng một “tài liệu yêu cầu”. Dù mô tả bằng văn bản, phần cảm nhận về công việc hầu như bị mất đi. Một bản mẫu chạy được giúp bộc lộ phản hồi thật: “như vậy dùng ổn” hoặc “thực tế vẫn bất tiện”.

Phát hiện sai lệch và thiếu sót sớm hơn

Hơn nữa, khi có một bản nháp vận hành được, “ở đây cần chức năng tìm kiếm” “luồng phê duyệt nên là hai bước chứ không phải ba” những sai lệch và thiếu sót như thế sẽ sớm lộ diện.

Trước đây việc phát triển hệ thống thường dựa vào việc chuyên gia đọc tài liệu yêu cầu và thiết kế bằng trí tưởng tượng. Vì vậy sau khi bàn giao, hiện trường hay phàn nàn “không đúng như mong đợi”, tạo ra vòng lặp làm lại bất tận. Phát triển công dân có thể trở thành vũ khí mạnh để cắt giảm vòng lặp vô ích đó.

Cái bẫy khi đưa bản nháp lên production

Dù vậy không được biến bản nháp thành hệ thống production nguyên xi. Trong đó có nhiều chiếc bẫy lớn.

  • Khả năng mở rộng: chạy được trong một bộ phận nhỏ nhưng sẽ nhanh chóng quá tải nếu triển khai toàn công ty.
  • Bảo mật: kiểm soát truy cập hay quản lý log còn lỏng lẻo, không đáp ứng yêu cầu kiểm toán và pháp lý.
  • Khả năng bảo trì: tri thức bị cá nhân hóa; chỉ cần người tạo chuyển việc hoặc nghỉ là mọi thứ thành hộp đen.

Nói “bản nháp có giá trị” không đồng nghĩa “có thể đưa thẳng lên production”. Nếu làm vậy, chúng ta sẽ lặp lại vết xe đổ của Kami Excel: từ vị cứu tinh tạm thời thành di sản tiêu cực.

Phân chia vai trò với chuyên gia

Vậy phải xử lý kết quả phát triển công dân như thế nào? Câu trả lời rất rõ ràng.

  • Công dân = tạo bản nháp: cụ thể hóa góc nhìn của người dùng và đưa ra bản mẫu.
  • Chuyên gia = viết bản hoàn chỉnh: xây dựng lại để đáp ứng các yêu cầu phi chức năng (mở rộng, bảo mật, bảo trì).

Giữ nguyên sự phân công này giúp cả hai phía phát huy thế mạnh. Người tại hiện trường chuyển “cảm giác nguyên bản” của công việc vào công cụ. Chuyên gia đảm bảo chất lượng và tuổi thọ thông qua bản chính thức.

Cách phát triển truyền thống chỉ dựa vào tài liệu yêu cầu khiến chuyên gia phải “thiết kế bằng trí tưởng tượng”. Khi có bản nháp, cuộc trao đổi ngay từ đầu đã đạt độ chi tiết cao. Nhờ đó tiến trình phát triển nhanh hơn và chất lượng sản phẩm cũng được nâng lên.

Những điều quản trị cần bảo vệ

Để tận dụng phát triển công dân một cách lành mạnh, tổ chức phải có quy tắc rõ ràng.

  • Làm rõ: quy định rằng “thành quả của phát triển công dân chỉ dừng ở bản mẫu với phạm vi sử dụng giới hạn”.
  • Kiểm kê: thiết lập quy trình định kỳ rà soát và loại bỏ các ứng dụng hoặc RPA bị bỏ quên.
  • Quy trình chuyển giao: đảm bảo mọi bản nháp hữu ích đều được bàn giao cho bộ phận CNTT, viết lại và chỉ sau đó mới đưa vào production.

Khi có khung quản trị như vậy, rủi ro tái tạo di sản tiêu cực kiểu Kami Excel sẽ giảm mạnh. Ngược lại nếu thiếu quy tắc, phát triển công dân sẽ biến thành “nhà máy ứng dụng hoang dã” và chỉ làm tăng nợ kỹ thuật của tổ chức.

Kết luận

Phát triển công dân không phải là “con đường giúp ai cũng xây được hệ thống production”. Nhưng khi dùng như một “bản nháp”, nó giảm sai lệch trong định nghĩa yêu cầu và giúp bản thiết kế phản ánh đầy đủ góc nhìn người dùng.

Chuyên gia chịu trách nhiệm cho bản production, công dân phác họa bản nháp. Tuân thủ chặt chẽ sự phân công này sẽ biến phát triển công dân thành điểm khởi đầu để nâng cao năng suất tương lai thay vì tạo thêm di sản tiêu cực.

Ý nghĩa đích thực của phát triển công dân nằm ở việc “dân chủ hóa quy trình định nghĩa yêu cầu”. Khi hiểu được điều đó, tổ chức sẽ biến nó thành sức mạnh bền vững.

Tiếp theo: Góc nhìn lệch pha khiến di sản tiêu cực sinh sôi 6/7