Giới thiệu

Tại sao chi phí CNTT trong các công ty điều hành cứ tăng dần qua từng năm? Ngay cả trong điều kiện kinh tế yếu kém, các chương trình mới vẫn tiếp tục xuất hiện dưới các nhãn hiệu như DX, áp dụng AI và cải cách kinh doanh. Mỗi sáng kiến ​​cá nhân thường có vẻ hợp lý. Đó chính xác là lý do tại sao xu hướng này khó có thể dừng lại.

Vấn đề cốt lõi nằm ở cấu trúc: các tổ chức khen thưởng cho việc bổ sung, nhưng hiếm khi khen thưởng cho việc kết thúc. Chừng nào cấu trúc này còn tồn tại thì chi phí cố định sẽ tích lũy.

Bài viết này chủ yếu tập trung vào cái gọi là JTC (Các công ty truyền thống của Nhật Bản), nhưng cũng có nhiều điểm được áp dụng bên ngoài Nhật Bản.

Lưu ý về văn hóa: Trong bài viết này, JTC có nghĩa là Công ty truyền thống Nhật Bản. Ringi đề cập đến quy trình phê duyệt trước nội bộ của Nhật Bản. Việc làm trọn đời và thăng chức theo thâm niên đề cập đến cách làm việc truyền thống của Nhật Bản. Những thuật ngữ này không hoàn toàn khớp với các tổ chức ở mọi quốc gia, vì vậy vui lòng giải thích chúng theo ngữ cảnh.

Đầu tiên, hãy làm rõ một hiểu lầm thường gặp

Bài viết này không lập luận rằng tất cả các sáng kiến mới đều xấu. Nhiều khoản đầu tư là cần thiết và hợp lý. Vấn đề là các quyết định nghỉ hưu và hợp nhất đau đớn thường bị trì hoãn vô thời hạn.

Khi các sáng kiến ​​mới dễ dàng được phê duyệt và việc ngừng hoạt động khó thực hiện, tổng chi phí sẽ tiếp tục tăng ngay cả khi mỗi dự án trông có vẻ đúng đắn.

Điều gì xảy ra trên mặt đất

Một mô hình phổ biến là:

  1. Những đề xuất mới được coi là tích cực và hướng tới tương lai.
  2. Các hệ thống mới về năng suất hoặc tiêu chuẩn hóa dễ được phê duyệt hơn.
  3. Trong một nền văn hóa đề cao sự hòa hợp, khó có thể chỉ trích những đề xuất mang tính tích cực.
  4. Số lượng hệ thống tăng lên.
  5. Chi phí cấp phép, bảo trì, vận hành, kiểm toán và đào tạo tăng cùng nhau.
  6. Một khi các đơn vị kinh doanh phụ thuộc vào họ, việc nghỉ hưu sẽ trở nên khó khăn về mặt chính trị.

Chu kỳ này lặp đi lặp lại và chi phí cố định tích lũy.

Tại sao chi phí vẫn tiếp tục tăng ngay cả khi các sáng kiến có vẻ đúng đắn

1. Phần thưởng quản lý hiệu suất ra mắt nhiều hơn việc nghỉ hưu

Nhiều tổ chức đánh giá:

  • những gì đã được đưa ra,
  • có bao nhiêu dự án đã được giới thiệu,
  • cách trình bày trông hấp dẫn làm sao.

Nhưng họ hiếm khi đánh giá ngang nhau:

  • những gì đã được rút lui an toàn,
  • những gì chồng chéo đã được loại bỏ,
  • chi phí cố định trong tương lai đã giảm bao nhiêu.

2. “Tiết kiệm không xung đột” được ca ngợi; “tiết kiệm cốt lõi” bị tránh

Hiệu quả đạt được thông qua việc bổ sung các công cụ là điều dễ dàng về mặt chính trị. Khoản tiết kiệm thực sự từ việc ngừng hoạt động là rất lớn:

  • người dùng mất đi sự tiện lợi,
  • quy trình làm việc phải thay đổi,
  • nguy cơ di cư tạm thời xuất hiện,
  • xung đột quyền sở hữu xuất hiện.

Việc tiết kiệm hiệu quả nhất thường tạo ra nhiều xích mích nhất nên bị né tránh.

3. Nhầm lẫn vai trò giữa chuyển đổi kinh doanh và CNTT

Chuyển đổi kinh doanh phải do chức năng kinh doanh làm chủ. CNTT có thể cung cấp các công cụ và kiến ​​trúc, nhưng không thể một mình thiết kế lại mọi quy trình. Khi ranh giới này không rõ ràng, các tổ chức tiếp tục bổ sung các giải pháp mà không giải quyết được thiết kế vận hành.

4. Hiểu sai về an toàn tâm lý

An toàn tâm lý là quan trọng. Nhưng nếu nó được hiểu là “tránh mọi xung đột” thì quyết định nghỉ hưu sẽ dừng lại. Sau đó, việc áp dụng sẽ tiến triển trong khi chi phí kế thừa vẫn còn.

5. Đánh giá của người điều hành thiên về giá trị trình bày

Các sáng kiến sáng bóng dễ dàng được giải thích trong các slide. Hợp nhất, dọn dẹp sự phụ thuộc, hợp lý hóa hợp đồng và tiêu chuẩn hóa hoạt động ít được nhìn thấy hơn. Khi các nhà lãnh đạo ưu tiên những gì dễ trình bày thì việc tăng chi phí là điều không thể tránh khỏi.

##Tại sao hợp nhất là con đường chông gai

Hợp nhất đòi hỏi sự hiểu biết chi tiết về kỹ thuật và vận hành:

  • ánh xạ phụ thuộc (kinh doanh, dữ liệu, quyền, báo cáo, tích hợp, kiểm toán),
  • kiểm soát rủi ro di chuyển (chạy song song, khôi phục, đào tạo, hỗ trợ),
  • thiết kế trách nhiệm sau khi nghỉ hưu.

Nếu không có khả năng này, kế hoạch nghỉ hưu vẫn là khẩu hiệu.

Phương trình chi phí

Một phương trình đơn giản hóa là:

Chi phí CNTT năm tới = chi phí cố định năm ngoái + chi phí cố định được thêm vào bởi các sáng kiến mới - chi phí được loại bỏ khi nghỉ hưu/hợp nhất

Ở nhiều doanh nghiệp, số hạng cuối cùng quá nhỏ. Đó là lý do tại sao chi phí cứ tăng lên.

Nguyên nhân cốt lõi

  1. Hệ thống đánh giá thiên về bổ sung.
  2. Quyền sở hữu giữa doanh nghiệp và CNTT bị mờ nhạt.
  3. An toàn tâm lý bị áp dụng sai lầm như cách tránh xung đột.
  4. Những người ra quyết định thường ít gặp phải những trở ngại trực tiếp về vấn đề ma sát tại hiện trường và nợ kỹ thuật.

##Có thể làm gì

Phương án A: can thiệp cắt giảm chi phí mạnh mẽ

Nó có thể có tác dụng trong thời gian ngắn nhưng tác dụng phụ rất nghiêm trọng. Niềm tin và khả năng lâu dài có thể bị tổn hại.

Phương án B: bổ nhiệm những người lãnh đạo có thể đưa ra và tiếp thu những quyết định đau đớn

Đây là cách tiếp cận bền vững. Các tổ chức nên đánh giá chính thức khả năng kết thúc hệ thống chứ không chỉ khởi chạy chúng.

Hành động thiết thực:

  1. Phân công một chủ sở hữu cấp cao nhất ra quyết định nghỉ hưu, hợp nhất.
  2. Thêm KPI về hưu trí (hệ thống đã ngừng hoạt động, loại bỏ chồng chéo, giảm chi phí cố định, loại bỏ sự phụ thuộc).
  3. Trao cho lãnh đạo kiến ​​trúc quyền phủ quyết chính thức và quyền hợp nhất.
  4. Cấm hành vi “chờ EOL” thụ động; yêu cầu lộ trình thoát khỏi sự phụ thuộc.
  5. Đánh giá “những gì đã kết thúc” có cùng trọng số với “những gì đã được thêm vào”.
  6. Chỉ định chủ sở hữu bên kinh doanh cho mọi dự án hợp nhất.
  7. Ghi nhận và khen thưởng những nhóm đã xử lý những xung đột không thể tránh khỏi một cách có trách nhiệm.

##Thực tế thực thi

Vấn đề thực sự không phải là vẽ ra những lộ trình đẹp đẽ. Nó quyết định ai phải chịu nỗi đau nào, khi nào và chịu trách nhiệm gì.

Lãnh đạo cao nhất phải:

  • chịu trách nhiệm cuối cùng,
  • tiếp nhận các khiếu nại như chi phí tổ chức,
  • ngăn chặn việc coi xung đột là lỗi cá nhân của một cá nhân.

Các nhóm kinh doanh phải xác định các tác động hoạt động cụ thể. CNTT phải làm rõ sự phụ thuộc và rủi ro di chuyển. Sau đó, cả hai bên phải quyết định, cùng với thời hạn, những gì nên giữ và những gì nên bỏ đi.

Trả lời những phản đối phổ biến

“Nhưng chúng ta cần những sáng kiến mới”

Vâng. Bài viết này không phủ nhận đầu tư mới. Nó lập luận chống lại việc tránh nghỉ hưu mãi mãi.

“Hợp nhất làm ảnh hưởng đến hoạt động”

Ngắn hạn, vâng. Nhưng sự trì hoãn sẽ tạo ra sự phức tạp lâu dài lớn hơn. Câu hỏi không phải là liệu nỗi đau có tồn tại hay không mà là khi nào và bằng cách nào nó phải trả giá.

“Chúng tôi không có người lãnh đạo phù hợp”

Đó có thể là lý do chính xác khiến chi phí tiếp tục tăng.

Tóm tắt

Chi phí CNTT doanh nghiệp tiếp tục tăng khi các tổ chức tôn vinh sự bổ sung nhưng không thể chế hóa phần kết thúc. Mỗi sáng kiến ​​AI và DX đều có thể hợp lệ, nhưng nếu không ngừng hoạt động và hợp nhất, chúng sẽ trở thành khoản nợ bảo trì trong tương lai.

Khả năng quản lý thiết yếu không chỉ là sức mạnh bổ sung. Đó là sức mạnh để đạt được mục tiêu một cách công bằng, minh bạch và có trách nhiệm.

##Bài viết liên quan

Tài liệu tham khảo

[1] Hội đồng CIO Hoa Kỳ, Sách hướng dẫn hợp lý hóa ứng dụng. https://www.cio.gov/assets/files/Application-Rationalization-Playbook.pdf