はじめに

「たしかあの資料はOneDriveにあったはず…」と探しても見つからない。別部署に聞いたら「うちはBoxで管理してる」と言われ、最後にはレガシーなファイルサーバに転がっていた。

「あの会議って録画残ってる？」と聞かれ、ふと考える。Teamsだったか？Webexで配信したやつか？いや、Zoomでやった気もする。結局どこを探せばいいのか分からない。

現代の職場では、便利なツールが増えれば増えるほど「何をどこで探せばよいか分からない」状況に陥っている。
便利さを追求したはずが、逆に混乱と非効率を生む──これが「便利さのパラドックス」である。

なぜ便利ツールは乱立するのか？

なぜ企業ではツールが増え続けるのか？乱立はあらゆる領域で進んでいる。

  • コミュニケーション：Teams、Slack、メール、Zoomチャット、Webex
  • ストレージ：OneDrive、Box、Google Drive、ファイルサーバ
  • ナレッジ管理：Notion、Loop、Confluence
  • ITSM：Jira、ServiceNow、Zendesk
  • AIアシスタント：ChatGPT、Copilot、Claude、Bard

ひとつひとつは確かに便利だ。そして一度業務に組み込まれれば簡単には廃止できず、**「全体としては増える一方」**という構造が生まれる。

まず多くのユーザ系企業では、お金を稼ぐわけではないIT部門の地位が低い。現場が「業務上必須」と言い張れば、IT部門は止めるすべを持たない。結果として「現場が次々と便利ツールを導入し、歯止めが効かない」構造が固定化する。

更に、成果主義の評価システムがこの事態を悪化させる。
便利なツールを導入・展開すれば「その人の業務効率化」という成果として評価される。新しいSaaSを見つけてチームに広めれば、“できる人”として評価され、時に昇格する。結果ツールの乱立を、現場だけではなくIT部門さえも後押しし始めるのである。
これは低く評価されたい人など基本的には居ないのだから、当然の帰結である。

そして、職場の会話はこうなる。

  • 「あの資料どこにあるんだっけ？メール添付？OneDrive？Box？ファイルサーバ？」
  • 「この議事録ってTeamsのトランスクリプト？Webexの録画？Zoom？」
  • 「承認ってSlackで回した？それともJira？」

こうして「どこを探せばいいのか分からない」という日常的な迷子体験が積み重なり、全体の生産性を下げていく。

ツール乱立が生産性を下げる理由

多くの企業はこの混乱を解決しようと、技術的な統合に走る。

  • ID統合／SSO：どのツールも同じアカウントでログインできるようにする。
  • iPaaSやRPA：裏でデータを同期し、横断検索や自動化を可能にする。
  • AIアシスタント：Copilotのような仕組みで複数ツールを横断して操作する。

確かにUXは改善する。「どこにログインすればいいか分からない」問題や「探すのに10回検索」問題は緩和される。

だがここで忘れてはならない視点がある。

👉 技術的統合はUX混乱には効くが、乱立が生む“維持コストの膨張”には無力である。

  • SSOを入れれば便利になるが、IdPライセンス費用は加算される。
  • iPaaSでつなげば便利だが、連携先ごとの運用・保守が新たな負担になる。
  • AIアシスタントもベンダーごとに乱立し、利用料と教育コストが増える。

つまり「統合で解決」という発想自体が錯覚だ。統合層は便利さを一時的に演出するが、乱立そのもののコストをむしろ放置するのである。

統合のはずが乱立する歴史的事例

技術的統合の果てに巻き起こるのは、統合基盤すら乱立していくという皮肉な構造である。

  • ActiveDirectoryでIDを統合していたが新たなSaaSに対応できず、別のIDPを導入。最終的にAzure AD（EntraID）も併用。
  • vCenterで仮想サーバを一元管理していたが、IaaSには対応できず、AWS・Azureを追加。さらにマルチクラウド統合を検討する羽目に。

古い統合基盤は単体ツール以上に業務と密接に組み込まれており、廃止できない負債として残る。

本当の問題は「コスト構造」

UXの混乱は技術的統合で一時的に解決できても、最大の問題は膨れ上がる水面下のコスト構造だ。

  • ライセンス料・サービス利用料の重複
  • サポートデスクの多重化
  • 「どのツールを標準とするか」の調整コスト
  • 従業員教育・学習コストの増加
  • 廃止や移行にかかる隠れた負債

結局、どの企業も「中途半端にしか使いこなせていないのに、コストだけは一人前にかかる」状態に陥る。

SaaS乱立の解決策：飼いならすか、統制するか

では、このパラドックスにどう向き合うべきか。答えは二つに整理できる。

1. 乱立を「飼いならす」アプローチ

乱立を前提に寿命管理と可視化を文化として組み込むこと。

  • 半年ごとに利用ツールを棚卸しし、利用率・コスト・重複機能を確認
  • 導入時に廃止条件をセット化
  • SaaS管理プラットフォームで利用状況を可視化
  • 社員教育で「便利ツール＝寿命ありの道具」という認識を浸透させる

2. 中央集権的に「統制する」アプローチ

トップダウンで標準を決め、分散を排除する。成功には以下が必須。

  • 深い知見：技術的特性や将来性を見極める力
  • 現場感覚：ユースケース理解なしの統制は形骸化する
  • アップデート力：数年ごとに標準を見直す柔軟性

結論：統制が本筋、飼いならすは補助

便利なツールは今後も増え続け、放置すれば乱立とコスト膨張は止まらない。
「飼いならす」発想は飛びつきがちだが、おそらく効果は補助的にとどまる。したがって本筋はやはり統制による標準化である。

  • 飼いならす：乱立を前提にリスクを管理する補助策
  • 統制する：強力なCIOのリーダーシップで標準を定める本筋策

企業が選ぶべき道は「統制を軸に据え、飼いならす手法を補助的に組み込む」ことである。

よくある質問（FAQ）

Q: なぜツール乱立は止められないのか？
→ 部署ごとにニーズが異なり、一度導入されたツールは業務に組み込まれて廃止が難しいため。加えて、成果主義で導入者が短期的評価を得やすく、IT部門が止めにくい企業構造が背景にある。

Q: 技術的統合で解決できない理由は？
→ UXの混乱は減らせても、ライセンス・保守・教育といったコスト構造は変わらないため。さらに長期的には技術的統合自体の乱立を招くため。

Q: 乱立を飼いならす方法はある？
→ 定期的な棚卸し、廃止条件の明示、SaaS管理プラットフォームの利用など。

Q: 最も効果的な解決策は？
→ 飼いならす工夫を補助としつつ、CIOによる強力な統制で標準化を進めることが現実的である。

Q: SaaS管理ツール（SSPM）は有効か？
→ 一定の可視化や棚卸しには有効。ただし乱立そのものを止める力はなく、根本解決にはならない。