前言

「那份資料應該在 OneDrive 吧……」翻遍還是找不到。問了別的部門，對方說「我們都放在 Box」，最後竟然是在那台老舊的檔案伺服器裡才找到。

「那場會議有錄影嗎？」同事一問，我愣住了。是 Teams？Webex？還是 Zoom？結果誰也說不準要去哪裡找。

在當代職場，工具愈便利，愈容易落入「不知道該去哪裡找」的迷路狀態。 原本追求便利，反倒換來混亂與低效──這就是「便利性的悖論」。

為什麼便利工具會愈堆愈多？

為什麼企業裡的工具會不斷增加？如今幾乎所有領域都在「開枝散葉」。

  • 溝通：Teams、Slack、電子郵件、Zoom Chat、Webex
  • 儲存：OneDrive、Box、Google Drive、檔案伺服器
  • 知識管理：Notion、Loop、Confluence
  • ITSM：Jira、ServiceNow、Zendesk
  • AI 助手：ChatGPT、Copilot、Claude、Bard

每個工具當然都很便利。一旦納入流程，就很難廢止，於是形成了**「整體只會愈來愈多」**的結構。

首先，在大多數使用者企業裡，不直接賺錢的IT 部門地位偏低。第一線只要強調「業務必需」，IT 部門幾乎沒有權力阻止。結果就是「現場不斷導入便利工具、煞車失靈」的結構被固定。

再者，績效主義的評價機制讓問題雪上加霜。 推廣新工具可以被視為「推動效率」的成果。誰找到新的 SaaS 並在團隊內推行，就會被當成「能幹的人」，甚至因此升遷。於是連 IT 部門都開始推波助瀾，讓工具更加氾濫。 誰又願意讓自己的評價下降？結局自然如此。

於是職場對話變成這樣：

  • 「那份資料在哪？郵件附件？OneDrive？Box？檔案伺服器？」
  • 「這份會議紀錄是 Teams 的轉錄？Webex 的錄影？還是 Zoom？」
  • 「核准流程是在 Slack 走的？還是 Jira？」

這些日常的迷路體驗層層累積，把整體生產力一點一滴地往下拖。

工具愈多、效率愈低的真正原因

許多企業嘗試透過技術整合來解決混亂。

  • 帳號整合／SSO：讓所有工具都用同一組帳號登入。
  • iPaaS 或 RPA：在後台同步資料，實現橫向搜尋與自動化。
  • AI 助手：使用 Copilot 之類的方案跨工具操作。

體驗的確改善了。「我該登入哪一個？」、「要找十遍才找到」的情況會緩解。

但別忘了最重要的觀點。

👉 技術整合能緩和 UX 的混亂，卻對「工具氾濫帶來的維運成本膨脹」無能為力。

  • 導入 SSO 的確方便，然而 IdP 授權費得另外付。
  • 使用 iPaaS 串接雖然輕鬆，但每個連線點都要運維與保養。
  • AI 助手也會依廠商倍增，使用費和教育成本一同上漲。

也就是說，「靠整合解決」本身就是錯覺。整合層短暫營造了便利，卻反而放任氾濫本身的成本。

「為了整合」卻愈整愈亂的歷史案例

技術整合走到盡頭，往往會演變成諷刺的局面：連整合平台本身都開始氾濫。

  • 用 Active Directory 統一 ID，卻無法支援新的 SaaS，只好再上另一套 IdP，最後還得並用 Azure AD（現稱 Entra ID）。
  • 以 vCenter 管理虛擬伺服器，卻覆蓋不了 IaaS，又不得不導入 AWS、Azure，最後還得思考多雲整合。

舊的整合平台比單一工具更深入綁在業務上，終究成為無法廢止的負債。

真正的問題在「成本結構」

即使技術整合暫時緩和了 UX 混亂，最大的隱患仍是暗中膨脹的成本結構。

  • 授權費與服務費的重複
  • 支援窗口的多重配置
  • 「究竟哪個工具是標準」的協調成本
  • 員工教育與學習成本增加
  • 停用與轉換時被隱藏的負債

到頭來，每家公司都陷入「明明沒有用好，成本卻一樣高」的狀態。

面對 SaaS 氾濫：馴服，還是統制

那麼該如何面對這個悖論？答案可以歸納成兩條路。

1. 「馴服」氾濫的做法

承認氾濫的存在，把壽命管理與可視化內化成文化。

  • 每半年盤點一次使用中的工具，檢視使用率、成本與功能重複
  • 在導入時就設定停用條件
  • 借助 SaaS 管理平台掌握使用狀況
  • 在員工教育中灌輸「便利工具是有壽命的器具」這個概念

2. 以中央集權方式「統制」的做法

自上而下決定標準，排除分散。要成功必須具備：

  • 深厚的專業知識：辨識技術特性與未來性的能力
  • 現場感：不了解使用情境的統制只會淪為形式
  • 更新能力：具備每隔幾年重新檢視標準的彈性

結論：統制為主，馴服為輔

便利工具未來只會更多，一旦放任，氾濫與成本膨脹絕對不會停。 「馴服」聽來誘人，終究只是輔助。靠統制推動標準化才是主軸。

  • 馴服：以氾濫為前提管理風險的輔助手段
  • 統制：由強勢 CIO 主導制定標準的主策略

企業應選擇「以統制為核心，並輔以馴服的手法」。

常見問題（FAQ）

問：為什麼工具氾濫止不住？ → 因為各部門需求不同，一旦導入就深度嵌入業務，難以停用。再加上績效主義讓導入者容易得到短期評價，IT 部門也很難阻止。

問：為什麼技術整合解不了？ → 它能減輕 UX 混亂，但授權、運維、教育等成本不會下降。長期來看，技術整合本身也會愈來愈多。

問：有沒有馴服氾濫的方法？ → 有。定期盤點、設定停用條件、使用 SaaS 管理平台等措施都有效。

問：最有效的解法是什麼？ → 把馴服手段當成輔助，同時依靠 CIO 的強力統制推動標準化，才是真正可行的路。

問：SaaS 管理工具（SSPM）有用嗎？ → 它們能協助可視化與盤點，但無法阻止氾濫本身，不算根本解決方案。