সুবিধার প্যারাডক্স── টুল বেড়ে গেলে কেন উল্টো উৎপাদনশীলতা কমে

ভূমিকা

“ওই নথি তো OneDrive-এ ছিল…?” খুঁজলাম, নেই। অন্য বিভাগ জানাল “আমরা Box ব্যবহার করি”, শেষে দেখা গেল পুরোনো ফাইল সার্ভারে পড়ে আছে।

“ওই মিটিংটা রেকর্ড আছে?” মনে করতে বসি—Teams ছিল? Webex? নাকি Zoom? কোথায় খুঁজব বুঝি না।

আজকের অফিসে টুল বাড়লেই “কী খুঁজব, কোথায় খুঁজব” তা নিয়ে বিভ্রান্তি বাড়ে। সুবিধা চাইতে গিয়ে উল্টো বিশৃঙ্খলা ও অদক্ষতা—এটাই “সুবিধার প্যারাডক্স”。

টুল এত বাড়ে কেন?

কর্পোরেটে কেন টুলের ভিড় থামে না? প্রায় সব ক্ষেত্রেই এই বেড়ে চলা সত্য।

• যোগাযোগ: Teams, Slack, ইমেইল, Zoom চ্যাট, Webex
• স্টোরেজ: OneDrive, Box, Google Drive, ফাইল সার্ভার
• নলেজ ব্যবস্থাপনা: Notion, Loop, Confluence
• ITSM: Jira, ServiceNow, Zendesk
• AI সহকারী: ChatGPT, Copilot, Claude, Bard

প্রত্যেকটি আসলেই সুবিধাজনক। একবার কাজের ধারা ধরে ফেললে সহজে বন্ধ হয় না—ফলে “সামগ্রিক সংখ্যা বাড়তেই থাকে” এমন কাঠামো তৈরি হয়।

ব্যবহারকারী-পক্ষের কোম্পানিতে আয় না বাড়ালেও আইটি বিভাগের অবস্থান দুর্বল। সামনের সারির দলগুলো “কাজের জন্য দরকার” বলে জোর দেয়, আইটি বিভাগের থামানোর ক্ষমতা থাকে না। ফলে “দলগুলো নিজে নিজে টুল আনে, ব্রেক নেই” এমন গঠন স্থায়ী হয়।

তার ওপর ফল-কেন্দ্রিক মূল্যায়ন পরিস্থিতি আরও খারাপ করে। নতুন SaaS এনে দলের কার্যকারিতা বাড়ালে সেটাই “অর্জন”—কখনো পদোন্নতির টিকিট। ফলে টুলের স্রোত সামনে থাকা দলই নয়, আইটি বিভাগও ঠেলে দেয়। কম মূল্যায়ন তো কেউ চায় না—লজিক সোজা।

আর অফিসের দৈনন্দিন কথোপকথন এমন হয়—

• “ওই ডকুমেন্ট কোথায়? মেইল এটাচমেন্ট? OneDrive? Box? ফাইল সার্ভার?”
• “এই মিনিটসটি Teams ট্রান্সক্রিপ্ট? Webex রেকর্ড? নাকি Zoom?”
• “অপ্রুভালটা Slack-এ গেল? না Jira?”

এভাবে ‘কোথায় কী আছে’ নিয়ে প্রতিদিনের দোটানা জমে সামগ্রিক উৎপাদনশীলতা কমে যায়।

কেন টুলের ভিড় উৎপাদনশীলতা কমায়?

বহু কোম্পানি এই বিশৃঙ্খলা দূর করতে প্রযুক্তিগত সমন্বয়ের পথে হাঁটে।

• আইডি সমন্বয়/SSO: সব টুলে একই অ্যাকাউন্টে লগইন।
• iPaaS বা RPA: ব্যাকএন্ডে ডেটা সিঙ্ক, ক্রস সার্চ ও অটোমেশন।
• AI সহকারী: Copilot-এর মতো সিস্টেম দিয়ে একাধিক টুল একসাথে চালানো।

UX নিশ্চিতভাবে উন্নত হয়। “কোথায় লগইন করব?” বা “দশবার সার্চ” সমস্যায় আরাম মেলে।

কিন্তু এখানে এক দিক ভুলে যাই।

👉 প্রযুক্তিগত ইন্টিগ্রেশন UX বিশৃঙ্খলা কমায়, কিন্তু টুলের ভিড় থেকে জন্ম নেওয়া ‘রক্ষণ খরচের স্ফীতি’তে একটুও হাত দিতে পারে না।

• SSO দিলে সুবিধা বাড়ে, কিন্তু IdP লাইসেন্স ফি বাড়ে।
• iPaaS দিয়ে যুক্ত করলে সহজ হয়, কিন্তু প্রতিটি সংযোগের অপারেশন/রক্ষণ নতুন বোঝা।
• AI সহকারীও ভিন্ন ভিন্ন ভেন্ডরের, তাই লাইসেন্স ও প্রশিক্ষণ খরচ বাড়ে।

অর্থাৎ “ইন্টিগ্রেশনেই সমাধান” ভাবা এক বিভ্রম। ইন্টিগ্রেশন স্তর সাময়িক আরাম দিলেও ভিড়ের আসল খরচ বরং অরক্ষিতই থাকে।

ইন্টিগ্রেশন করেও ভিড় কেন বাড়ে: ইতিহাসের শিক্ষা

ইতিহাস বলে, ইন্টিগ্রেশন এগোতে এগোতে শেষমেশ ইন্টিগ্রেশন প্ল্যাটফর্মই ভিড় বাড়ায়—এক অদ্ভুত ব্যঙ্গ।

• Active Directory দিয়ে আইডি একীভূত করলাম, কিন্তু নতুন SaaS সাপোর্ট করে না—আরও একটি IdP যোগ। শেষে Azure AD (EntraID)ও পাশাপাশি চালাতে হয়।
• vCenter দিয়ে ভার্চুয়াল সার্ভার নিয়ন্ত্রণ করলেও IaaS ধরতে না পেরে AWS, Azure যুক্ত; পরে মাল্টি-ক্লাউড ইন্টিগ্রেশন ভাবতে হয়।

পুরোনো ইন্টিগ্রেশন প্ল্যাটফর্মগুলো টুলের থেকেও বেশি ব্যবসায় প্রোথিত, তাই বন্ধ করা যায় না এমন ঋণ হয়ে ঝুলে থাকে।

আসল সমস্যা: খরচের কাঠামো

UX বিশৃঙ্খলা কিছুটা কমলেও সবচেয়ে বড় সমস্যা হলো জলের নিচে লুকিয়ে থাকা খরচের কাঠামো।

• লাইসেন্স ও সেবা ফি-র পুনরাবৃত্তি
• সাপোর্ট ডেস্কের বহুগুণ বৃদ্ধি
• “কোন টুল হবে স্ট্যান্ডার্ড” এই সমন্বয় খরচ
• কর্মী প্রশিক্ষণ ও শেখার ব্যয়
• বাতিল বা মাইগ্রেশনের গোপন ঋণ

শেষতক, আমরা প্রায়শই “পুরোদমে ব্যবহার না করেও খরচ পুরোপরি” অবস্থায় পড়ি।

SaaS ভিড়ের সমাধান: পালনপোষণ, নাকি নিয়ন্ত্রণ?

এ প্যারাডক্সের মুখোমুখি হবো কীভাবে? দুইটি পন্থা আছে।

1. ভিড়কে “পালনপোষণ” করা

ভিড়কে সত্য ধরে নিয়ে আয়ু ব্যবস্থাপনা ও দৃশ্যমানতাকে সংস্কৃতিতে ঢুকিয়ে দেওয়া।

• ছয় মাস পরপর ব্যবহৃত টুলের তালিকা, ব্যবহার হার ও খরচ পরীক্ষা
• প্রয়োগের সময়েই অবসান শর্ত নির্ধারণ
• SaaS ব্যবস্থাপনা প্ল্যাটফর্মে ব্যবহার দৃশ্যমান করা
• কর্মী প্রশিক্ষণে “সুবিধাজনক টুল = সময়সীমাবদ্ধ সম্পদ” ধারণা ঢোকানো

2. কেন্দ্রীয়ভাবে “নিয়ন্ত্রণ”

টপ-ডাউনভাবে মান নির্ধারণ, বিচ্ছিন্নতাকে বাদ দেওয়া। সাফল্যের শর্ত:

• গভীর জ্ঞান: প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্য ও ভবিষ্যৎ বোঝার দক্ষতা
• মাঠের অনুভব: ব্যবহার ক্ষেত্র না বুঝে নিয়ন্ত্রণ করলে ফল শূন্য
• আপডেট ক্ষমতা: কয়েক বছর পরপর মান পুনর্বিবেচনার নমনীয়তা

উপসংহার: নিয়ন্ত্রণই মূল, পালনপোষণ সহায়ক

টুল বাড়তেই থাকবে; ছেড়ে দিলে ভিড় আর খরচের স্ফীতি থামবে না। “পালনপোষণ” পদ্ধতি আকর্ষণীয় হলেও প্রভাব সীমিত। তাই মূল কৌশল হওয়া উচিত নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন।

• পালনপোষণ: ভিড় মেনে নিয়ে ঝুঁকি ব্যবস্থাপনার সহায়ক পদক্ষেপ
• নিয়ন্ত্রণ: শক্তিশালী CIO নেতৃত্বে মান নির্ধারণের মূল কৌশল

সংস্থার করণীয়—“নিয়ন্ত্রণকে অক্ষ ধরে, পালনপোষণকে সহায়ক হিসেবে ব্যবহার”।

সচরাচর প্রশ্ন (FAQ)

প্রশ্ন: টুলের ভিড় কেন থামে না? → বিভাগভেদে চাহিদা আলাদা, একবার চালু হলে ব্যবসা প্রবাহে মিশে যায় বলে বন্ধ করা কঠিন। উপরন্তু ফল-কেন্দ্রিক মূল্যায়নের ফলে পরিচয় করানো ব্যক্তি স্বল্পমেয়াদি স্বীকৃতি পান, আইটি বিভাগও বাধা দিতে পারে না।

প্রশ্ন: প্রযুক্তিগত ইন্টিগ্রেশনে কেন সমাধান হয় না? → UX-এর বিশৃঙ্খলা কমলেও লাইসেন্স, রক্ষণ, প্রশিক্ষণ প্রভৃতি খরচ ঠিকই থাকে। বরং দীর্ঘমেয়াদে ইন্টিগ্রেশন স্তর নিজেরাই ভিড় বাড়ায়।

প্রশ্ন: ভিড়কে পালনপোষণ করার উপায় আছে? → নিয়মিত তালিকা, অবসান শর্ত, SaaS ব্যবস্থাপনা প্ল্যাটফর্ম ইত্যাদি কাজে লাগে।

প্রশ্ন: সবচেয়ে কার্যকর সমাধান? → পালনপোষণকে সহায়ক রেখে, CIO নেতৃত্বে মান নির্ধারণই বাস্তবসম্মত।

প্রশ্ন: SaaS ব্যবস্থাপনা টুল (SSPM) কি কার্যকর? → দৃশ্যমানতা ও তালিকা তৈরিতে সহায়ক। তবে ভিড় নিজেই থামাতে পারে না, মূল সমাধান নয়।