引言

“那份资料应该在 OneDrive 吧……”翻遍也找不到。问了别的部门，被告知“我们都用 Box 管理”，最后竟然躺在那台老旧的文件服务器里。

“那场会议有录像吗？”同事一问，我愣住了。是 Teams？Webex？还是 Zoom？结果谁也说不准该去哪里找。

在当代职场里，工具越便利，越容易陷入“到底去哪儿找”的迷路状态。 追求便利的初衷，反而带来了混乱和低效——这就是“便利性的悖论”。

为什么便利工具会越堆越多？

为什么企业里的工具会不断增加？如今几乎所有领域都在“开枝散叶”。

  • 沟通：Teams、Slack、电子邮件、Zoom Chat、Webex
  • 存储：OneDrive、Box、Google Drive、文件服务器
  • 知识管理：Notion、Loop、Confluence
  • ITSM：Jira、ServiceNow、Zendesk
  • AI 助手：ChatGPT、Copilot、Claude、Bard

每一个当然都很便利。一旦嵌入流程，就很难废止，于是形成了**“整体只会越来越多”**的结构。

首先，在大多数用户企业里，不直接赚钱的IT 部门地位偏低。一线只要强调“业务必需”，IT 部门几乎没有权力阻止。结果就是“现场不断引入便捷工具，刹车失灵”的结构被固化。

进一步说，绩效主义的评价体系让问题雪上加霜。 推广新工具可以被视为“推动效率”的成果。谁找到新的 SaaS 并在团队内部推广，就会被当成“能干的人”，甚至因此晋升。于是连 IT 部门都开始推波助澜，让工具更加泛滥。 谁又会甘愿评价被拉低？这当然是必然的结局。

于是职场对话变成了这样：

  • “那份资料在哪里？邮件附件？OneDrive？Box？文件服务器？”
  • “这份会议纪要是 Teams 的转录？Webex 的录像？还是 Zoom？”
  • “审批是在 Slack 里走的？还是 Jira？”

这些日常的迷路体验不断累积，把整体生产力一点点拖低。

工具越多，生产力越低的真正原因

很多企业试图靠技术整合来解决混乱。

  • 账号整合／SSO：让所有工具都能用同一个账号登录。
  • iPaaS 或 RPA：在后台同步数据，实现横向搜索和自动化。
  • AI 助手：用 Copilot 之类的方案跨工具操作。

体验确实有所改善。“我应该登录哪一个？”、“要搜十遍才能找到”的问题会缓解。

但别忘了关键的一点。

👉 技术整合能缓解 UX 混乱，但对“工具泛滥带来的维持成本膨胀”无能为力。

  • 引入 SSO 会带来便利，但 IdP 许可证要额外付费。
  • 用 iPaaS 连接固然方便，可每个连接点都要运维和保养。
  • AI 助手也会按厂商成倍增加，使用费和教育成本一起上涨。

也就是说，“靠整合解决”本身就是一种错觉。整合层暂时营造了便利，却反而放任了泛滥本身的成本。

“为了整合”却越来越乱的历史案例

技术整合走到头，往往会演变成一个讽刺的局面：连整合平台本身都开始泛滥。

  • 用 Active Directory 统一 ID，但新 SaaS 不支持，只好再上另一个 IdP，最后还得并用 Azure AD（现 Entra ID）。
  • 用 vCenter 管理虚拟服务器，却无法覆盖 IaaS，又不得不上 AWS、Azure，最后不得不考虑多云整合。

旧的整合平台比单一工具更深地嵌在业务里，最终成了无法废止的负债。

真正的问题在于“成本结构”

即便技术整合暂时缓解了 UX 混乱，最大的隐患是暗中膨胀的成本结构。

  • 许可证与服务费的重叠
  • 支持台的多重设置
  • “到底哪个工具才是标准”的协调成本
  • 员工培训与学习成本的增加
  • 废止和迁移时被隐藏的负债

到头来，每家公司都陷入“明明没用好，但成本一应俱全”的状态。

SaaS 泛滥的解法：驯服，还是统制

那么如何应对这个悖论？答案可以归纳成两条路线。

1. “驯服”乱象的做法

接受泛滥存在，把寿命管理与可视化当成文化植入。

  • 每半年盘点一次使用中的工具，核对利用率、成本与功能重叠
  • 在导入时就设好废止条件
  • 借助 SaaS 管理平台来可视化使用状况
  • 在员工教育中灌输“便利工具只是有寿命的器具”的认知

2. 以中央集权方式“统制”的做法

自上而下制定标准，排除分散化。要成功必须具备：

  • 深厚的专业知识：辨别技术特性与未来性的能力
  • 现场感：不了解使用场景的统制只会流于形式
  • 更新能力：能够每隔几年重新审视标准的柔韧性

结论：以统制为主，驯服是辅

便利工具未来只会更多，如果放任，泛滥与成本膨胀绝不会停下。 “驯服”看似诱人，终究只是辅助。以统制推进标准化才是主轴。

  • 驯服：以泛滥为前提管理风险的辅助手段
  • 统制：由强势 CIO 主导制定标准的主策略

企业应当选择“以统制为核心，同时辅以驯服的手法”。

常见问题（FAQ）

问：为什么工具泛滥停不下来？ → 因为各部门需求不同，一旦引入就深嵌业务，难以废止。加上绩效主义让引入者易于短期获利，IT 部门又难以阻止。

问：为什么技术整合解决不了？ → 它能减轻 UX 混乱，但许可证、运维、教育等成本不会下降。长期来看，技术整合本身也会越来越多。

问：有没有驯服泛滥的方法？ → 有。定期盘点、明确废止条件、使用 SaaS 管理平台等措施能起作用。

问：最有效的解法是什么？ → 将驯服手段作为辅助，同时依靠 CIO 的强力统制推进标准化，才现实可行。

问：SaaS 管理工具（SSPM）有效吗？ → 它们能帮助可视化与盘点，但无法阻止泛滥本身，算不上根本解法。