Introdução

Por que os custos de TI nas empresas operacionais continuam aumentando ano após ano? Mesmo em condições económicas fracas, novos programas continuam a aparecer sob rótulos como DX, adopção de IA e reforma empresarial. Cada iniciativa individual muitas vezes parece razoável. É exatamente por isso que é difícil parar essa tendência.

O problema central é estrutural: as organizações recompensam a adição, mas raramente a recompensa termina. Enquanto esta estrutura se mantiver, os custos fixos acumulam-se.

Este artigo concentra-se principalmente nas chamadas JTCs (Empresas Tradicionais Japonesas), mas muitos pontos também se aplicam fora do Japão.

Nota cultural: Neste artigo, JTC significa Empresa Tradicional Japonesa. Ringi refere-se a um fluxo de trabalho de pré-aprovação interno japonês. Emprego vitalício e promoção baseada na antiguidade referem-se às práticas tradicionais de emprego japonesas. Estes termos não correspondem perfeitamente às instituições de todos os países, por isso, interprete-os de acordo com o contexto.

Primeiro, esclareça um mal-entendido comum

Este artigo não argumenta que todas as novas iniciativas são ruins. Muitos investimentos são necessários e racionais. A questão é que as dolorosas decisões de reforma e consolidação são muitas vezes adiadas indefinidamente.

Quando novas iniciativas são fáceis de aprovar e a desativação é difícil de executar, o custo total continua aumentando, mesmo que cada projeto pareça correto por si só.

O que acontece no terreno

Um padrão comum é:

  1. As novas propostas são vistas como positivas e orientadas para o futuro.
  2. Novos sistemas de produtividade ou padronização são mais fáceis de aprovar.
  3. Numa cultura que enfatiza excessivamente a harmonia, é difícil criticar propostas de aspecto positivo.
  4. O número de sistemas aumenta.
  5. Os custos de licença, manutenção, operações, auditoria e treinamento aumentam juntos.
  6. Uma vez que as unidades empresariais dependem deles, a reforma torna-se politicamente difícil.

Este ciclo se repete e os custos fixos se acumulam.

Por que os custos continuam crescendo mesmo quando as iniciativas parecem corretas

1. Recompensas de gestão de desempenho lançam mais do que aposentadorias

Muitas organizações avaliam:

  • o que foi lançado,
  • quantos projetos foram introduzidos,
  • quão atraente é a apresentação.

Mas raramente avaliam igualmente:

  • o que foi aposentado com segurança,
  • qual sobreposição foi removida,
  • quanto o custo fixo futuro foi reduzido.

2. As “poupanças sem conflito” são elogiadas; “economias básicas” são evitadas

Os ganhos de eficiência através da adição de ferramentas são politicamente fáceis. As economias reais com as paralisações são dolorosas:

  • os usuários perdem conveniência,
  • os fluxos de trabalho devem mudar,
  • surge o risco de migração temporária,
  • surgem conflitos de propriedade.

As economias mais eficazes geralmente criam mais atrito e, por isso, são evitadas.

3. Confusão de funções entre transformação de negócios e TI

A transformação dos negócios deve pertencer às funções de negócios. A TI pode fornecer ferramentas e arquitetura, mas não pode sozinha redesenhar todos os processos. Quando esse limite não é claro, as organizações continuam adicionando soluções sem resolver o design operacional.

4. Interpretação errada da segurança psicológica

A segurança psicológica é importante. Mas se for interpretado como “evitar todos os conflitos”, as decisões de reforma cessam. Então a adoção avança enquanto os custos legados permanecem.

5. A avaliação executiva deriva em direção ao valor da apresentação

Iniciativas brilhantes são fáceis de explicar em slides. A consolidação, a eliminação de dependências, a racionalização de contratos e a padronização operacional são menos visíveis. Quando os líderes priorizam o que é fácil de apresentar, a expansão dos custos é inevitável.

Por que a consolidação é um caminho espinhoso

A consolidação requer conhecimento técnico e operacional detalhado:

  • mapeamento de dependências (negócios, dados, permissões, relatórios, integrações, auditorias),
  • controle de risco de migração (execução paralela, reversão, treinamento, suporte),
  • desenho de responsabilidade pós-aposentadoria.

Sem esta capacidade, os planos de reforma continuam a ser slogans.

A equação de custo

Uma equação simplificada é:

Custo de TI no próximo ano = custo fixo do ano passado + custo fixo adicionado por novas iniciativas - custo removido pela descontinuação/consolidação

Em muitas empresas, o último termo é demasiado pequeno. É por isso que os custos continuam aumentando.

Causas raízes

  1. Os sistemas de avaliação são tendenciosos para acréscimos.
  2. A propriedade entre negócios e TI é confusa.
  3. A segurança psicológica é mal aplicada como forma de evitar conflitos.
  4. Os tomadores de decisão muitas vezes não têm exposição direta ao atrito de campo e à dívida técnica.

O que pode ser feito

Opção A: forte intervenção de redução de custos

Pode funcionar a curto prazo, mas os efeitos colaterais são graves. A confiança e a capacidade a longo prazo podem ser prejudicadas.

Opção B: nomear líderes que possam tomar e absorver decisões dolorosas

Esta é a abordagem sustentável. As organizações devem avaliar formalmente a capacidade de encerrar sistemas, e não apenas de iniciá-los.

Ações práticas:

  1. Designar um proprietário de alto nível para decisões de aposentadoria e consolidação.
  2. Adicione KPIs de desativação (sistemas descontinuados, remoção de sobreposições, redução de custos fixos, eliminação de dependências).
  3. Dar poder de veto formal e autoridade de consolidação à liderança da arquitetura.
  4. Proibir o comportamento passivo de “esperar pelo EOL”; exigem roteiros de saída de dependência.
  5. Avalie “o que foi finalizado” com o mesmo peso de “o que foi acrescentado”.
  6. Designar proprietários do lado comercial para cada projeto de consolidação.
  7. Reconhecer e recompensar as equipes que lidaram com atritos inevitáveis ​​de forma responsável.

Realidade de execução

A verdadeira questão não é traçar roteiros bonitos. É decidir quem sofre que dor, quando e com que responsabilidade.

A alta administração deve:

  • assumir a responsabilidade final,
  • absorver reclamações como custo organizacional,
  • evitar que o conflito seja tratado como um fracasso pessoal de um indivíduo.

As equipes empresariais devem especificar impactos operacionais concretos. A TI deve tornar explícitas as dependências e os riscos de migração. Depois, ambos os lados devem decidir, com prazos, o que manter e o que aposentar.

Respostas a objeções comuns

“Mas precisamos de novas iniciativas”

Sim. Este artigo não nega novos investimentos. Argumenta contra evitar a aposentadoria para sempre.

“Consolidação prejudica operações”

Curto prazo, sim. Mas o adiamento cria uma complexidade maior a longo prazo. A questão não é se a dor existe, mas quando e como pagá-la.

“Não temos líderes adequados”

Essa pode ser a razão exata pela qual os custos continuam aumentando.

Resumo

Os custos de TI corporativos continuam aumentando quando as organizações celebram adições, mas não institucionalizam finais. As iniciativas de IA e DX podem ser válidas, mas sem retirada e consolidação, tornam-se dívidas de manutenção futuras.

A capacidade de gestão essencial não é apenas o poder de agregar. É o poder de acabar – de forma justa, transparente e com responsabilidade.

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Referências

[1] Conselho de CIOs dos EUA, Manual de racionalização de aplicativos. https://www.cio.gov/assets/files/Application-Rationalization-Playbook.pdf