Introdução

“Tenho certeza de que aquele arquivo estava no OneDrive…” — você procura e não acha. Pergunta para outro departamento, ouve que “por aqui usamos Box”, e no fim o documento aparece largado em um servidor de arquivos antigo.

“Temos a gravação daquela reunião?” — alguém pergunta. Foi no Teams? No Webex? Ou no Zoom? Ninguém sabe ao certo onde procurar.

No ambiente de trabalho atual, quanto mais ferramentas convenientes temos, mais fácil é nos perdermos sem saber onde está cada coisa. Queríamos mais conveniência, mas acabamos cultivando confusão e ineficiência — esse é o “paradoxo da conveniência”.

Por que as ferramentas convenientes se multiplicam sem parar?

Por que as empresas vivem adicionando novas ferramentas? Hoje a proliferação atinge praticamente todas as frentes.

  • Comunicação: Teams, Slack, e-mail, Zoom Chat, Webex
  • Armazenamento: OneDrive, Box, Google Drive, servidores de arquivos
  • Gestão do conhecimento: Notion, Loop, Confluence
  • ITSM: Jira, ServiceNow, Zendesk
  • Assistentes de IA: ChatGPT, Copilot, Claude, Bard

Cada uma delas é útil. Mas, depois que uma ferramenta entra no fluxo de trabalho, raramente sai, e surge a lógica em que “no agregado só aumenta”.

Em muitas empresas usuárias, o departamento de TI tem pouco poder, porque não gera receita direta. Se a linha de frente insiste que “é essencial para o negócio”, o TI não consegue barrar. Assim, consolida-se o padrão em que “as equipes adotam ferramentas convenientes em sequência e ninguém consegue frear”.

Para piorar, os esquemas de avaliação baseados em meritocracia alimentam o problema. Quem implanta uma nova ferramenta aparece no relatório como “ganho de eficiência”. Quem descobre um novo SaaS e espalha pela equipe vira “a pessoa que entrega resultados”, às vezes até recebe promoção. Logo o próprio TI passa a estimular a multiplicação. Quem gostaria de ser mal avaliado? O desfecho é inevitável.

O diálogo cotidiano passa a soar assim:

  • “Onde está aquele arquivo? Anexo de e-mail? OneDrive? Box? Servidor de arquivos?”
  • “Esta ata é a transcrição do Teams? A gravação do Webex? Ou do Zoom?”
  • “O fluxo de aprovação foi pelo Slack? Ou pelo Jira?”

Essas experiências rotineiras de estar perdido vão se somando e puxam a produtividade geral para baixo.

Por que o excesso de ferramentas derruba a produtividade

Muitas empresas tentam resolver o caos por meio de integração tecnológica.

  • Integração de identidade/SSO: entrar em todos os sistemas com a mesma credencial.
  • iPaaS ou RPA: sincronizar dados nos bastidores, habilitar busca transversal e automações.
  • Assistentes de IA: soluções como Copilot que operam vários serviços de uma vez.

A experiência realmente melhora. Questões como “em qual sistema devo entrar?” ou “por que preciso pesquisar dez vezes?” ficam menos frequentes.

Mas há um ponto crucial que não pode ser esquecido.

👉 Integração tecnológica resolve o caos de UX, mas não impede o inchaço do custo de manter o zoológico de ferramentas.

  • SSO é conveniente, mas a licença do IdP adiciona custo.
  • iPaaS é prático, porém cada conector exige operação e suporte.
  • Assistentes de IA também se multiplicam conforme os fornecedores e elevam gastos com assinatura e capacitação.

Ou seja, a ideia de “resolver com integração” é uma ilusão. A camada de integração cria uma sensação temporária de conveniência, porém não reduz a própria estrutura de custos da proliferação.

Quando integrar só gera mais caos: histórias bem reais

No limite, a integração técnica produz um efeito irônico: as plataformas de integração começam a se multiplicar.

  • Active Directory unificava identidades, mas uma nova SaaS não tinha suporte; entra um segundo IdP, e em pouco tempo Azure AD (hoje Entra ID) também vira peça do quebra-cabeça.
  • vCenter centralizava os servidores virtuais, mas não cobre IaaS; a empresa adiciona AWS e Azure e acaba estudando uma plataforma multi-nuvem.

Essas plataformas de integração antigas ficam mais enraizadas que as próprias ferramentas e acabam virando dívidas difíceis de quitar.

O verdadeiro problema está na estrutura de custos

Mesmo que a integração alivie momentaneamente o caos de UX, o maior risco é a estrutura de custos crescendo fora do radar.

  • Licenças e serviços sobrepostos
  • Vários canais de suporte em paralelo
  • Custos de coordenação para definir “qual ferramenta é o padrão”
  • Treinamento e aprendizagem dos colaboradores cada vez mais caros
  • Passivos escondidos nas fases de desativação ou migração

No fim, quase toda empresa cai no estado de “mal usamos, mas pagamos preço cheio”.

Como lidar com o zoológico de SaaS: domar ou controlar?

Como encarar esse paradoxo? A resposta cabe em duas estratégias.

1. Abordagem de “domar” a proliferação

Aceitar que o excesso existe e transformar gestão de ciclo de vida e visibilidade em cultura.

  • Fazer inventários semestrais, revisando uso, custos e sobreposição de funcionalidades
  • Definir critérios de desativação ainda na etapa de implantação
  • Usar plataformas de gestão de SaaS para monitorar o consumo
  • Reforçar nos treinamentos que “ferramentas convenientes são utensílios com prazo de validade”

2. Abordagem de “controlar” de forma centralizada

Definir padrões top-down e eliminar a dispersão. Para ter sucesso é preciso:

  • Profunda base de conhecimento: avaliar características técnicas e perspectivas futuras
  • Sensibilidade ao campo: sem entender os casos reais, o controle vira fachada
  • Capacidade de atualizar: revisar os padrões a cada poucos anos com flexibilidade

Conclusão: controle é a via principal, domar é apoio

Ferramentas convenientes continuarão a surgir; se nada for feito, a proliferação e o custo inflado não param. “Domar” parece sedutor, mas funciona apenas como apoio. A padronização guiada por controle forte deve ser o eixo.

  • Domar: estratégia auxiliar para gerenciar riscos assumindo que a proliferação continuará
  • Controlar: estratégia principal em que um CIO forte define e impõe padrões

A escolha sensata é “colocar o controle no centro e complementar com técnicas de domar”.

Perguntas frequentes (FAQ)

P: Por que a proliferação de ferramentas não para? → Porque cada área tem necessidades diferentes, e uma vez incorporada ao trabalho a ferramenta é difícil de retirar. Soma-se a isso a meritocracia, que recompensa quem implanta novidades, e o TI não consegue dizer “não”.

P: Por que integração tecnológica não resolve? → Ela reduz dores de UX, mas não mexe em licenças, suporte ou treinamento. Com o tempo, a própria camada de integração também cresce.

P: Dá para domar o excesso? → Dá. Inventários regulares, critérios claros de desligamento e plataformas de gestão de SaaS ajudam a manter o cenário sob controle.

P: Qual é o caminho mais eficaz? → Tratar as técnicas de domar como apoio e apostar em controle centralizado liderado por um CIO forte é o que tem mais chance de funcionar.

P: Ferramentas de gestão de SaaS (SSPM) ajudam? → Elas trazem visibilidade e facilitam inventários, mas não impedem a proliferação em si, logo não são a solução definitiva.