Pendahuluan

Mengapa biaya TI di perusahaan yang beroperasi terus meningkat dari tahun ke tahun? Bahkan dalam kondisi perekonomian yang lemah, program-program baru terus bermunculan dengan label seperti DX, adopsi AI, dan reformasi bisnis. Setiap inisiatif individu seringkali terlihat masuk akal. Itulah sebabnya tren ini sulit dihentikan.

Permasalahan intinya bersifat struktural: organisasi memberi imbalan, namun jarang mengakhiri imbalan. Selama struktur ini tetap ada, biaya tetap akan terakumulasi.

Artikel ini berfokus terutama pada apa yang disebut JTC (Perusahaan Tradisional Jepang), namun banyak poin juga berlaku di luar Jepang.

Catatan budaya: Dalam artikel ini, JTC berarti Perusahaan Tradisional Jepang. Ringi mengacu pada alur kerja pra-persetujuan internal Jepang. Pekerjaan seumur hidup dan promosi berdasarkan senioritas mengacu pada praktik ketenagakerjaan tradisional Jepang. Istilah-istilah ini tidak sepenuhnya cocok dengan institusi di setiap negara, jadi harap tafsirkan berdasarkan konteksnya.

Pertama, selesaikan kesalahpahaman umum

Artikel ini tidak menyatakan bahwa semua inisiatif baru itu buruk. Banyak investasi yang diperlukan dan rasional. Masalahnya adalah keputusan pensiun dan konsolidasi yang menyakitkan sering kali ditunda tanpa batas waktu.

Ketika inisiatif baru mudah untuk disetujui, dan masa pensiun sulit dilaksanakan, total biaya terus meningkat meskipun setiap proyek terlihat benar.

Apa yang terjadi di lapangan

Pola yang umum adalah:

  1. Proposal baru dipandang positif dan berorientasi masa depan.
  2. Sistem baru untuk produktivitas atau standardisasi lebih mudah disetujui.
  3. Dalam budaya yang terlalu menekankan keharmonisan, usulan-usulan yang berpandangan positif sulit untuk dikritik.
  4. Jumlah sistem bertambah.
  5. Biaya perizinan, pemeliharaan, pengoperasian, audit, dan pelatihan meningkat secara bersamaan.
  6. Ketika unit bisnis bergantung pada mereka, masa pensiun menjadi sulit secara politis.

Siklus ini berulang dan biaya tetap terakumulasi.

Mengapa biaya terus meningkat meskipun inisiatifnya terlihat tepat

1. Penghargaan manajemen kinerja lebih banyak diluncurkan daripada pensiun

Banyak organisasi mengevaluasi:

  • apa yang diluncurkan,
  • berapa banyak proyek yang diperkenalkan,
  • betapa menariknya tampilan presentasinya.

Namun mereka jarang memberikan penilaian yang sama:

  • apa yang telah pensiun dengan aman,
  • tumpang tindih apa yang telah dihilangkan,
  • berapa banyak biaya tetap di masa depan yang dikurangi.

2. “Penghematan tanpa konflik” dipuji; “penghematan inti” dihindari

Perolehan efisiensi melalui penambahan alat secara politis mudah dilakukan. Penghematan nyata dari penutupan sangatlah menyakitkan:

  • pengguna kehilangan kenyamanan,
  • alur kerja harus berubah,
  • risiko migrasi sementara muncul,
  • konflik kepemilikan muncul.

Penghematan yang paling efektif sering kali menimbulkan gesekan paling besar, sehingga dapat dihindari.

3. Kebingungan peran antara transformasi bisnis dan TI

Transformasi bisnis harus dimiliki oleh fungsi bisnis. TI dapat menyediakan alat dan arsitektur, namun tidak dapat mendesain ulang setiap proses sendirian. Ketika batasan ini tidak jelas, organisasi terus menambahkan solusi tanpa menyelesaikan desain operasi.

4. Salah membaca keamanan psikologis

Keamanan psikologis itu penting. Namun jika diartikan sebagai “hindari segala konflik”, keputusan pensiun terhenti. Kemudian adopsi akan dilanjutkan sementara biaya warisan tetap ada.

5. Evaluasi eksekutif mengarah pada nilai presentasi

Inisiatif cemerlang mudah dijelaskan dalam slide. Konsolidasi, pembersihan ketergantungan, rasionalisasi kontrak, dan standardisasi operasional kurang terlihat. Ketika para pemimpin memprioritaskan hal-hal yang mudah dipresentasikan, peningkatan biaya tidak dapat dihindari.

Mengapa konsolidasi adalah jalan yang sulit

Konsolidasi memerlukan pemahaman teknis dan operasional yang terperinci:

  • pemetaan ketergantungan (bisnis, data, izin, laporan, integrasi, audit),
  • pengendalian risiko migrasi (pengoperasian paralel, rollback, pelatihan, dukungan),
  • desain tanggung jawab pasca pensiun.

Tanpa kemampuan ini, rencana pensiun hanya akan menjadi slogan.

Persamaan biaya

Persamaan yang disederhanakan adalah:

Biaya TI tahun depan = biaya tetap tahun lalu + biaya tetap ditambah inisiatif baru - biaya yang dihilangkan karena penghentian/konsolidasi

Di banyak perusahaan, jangka waktu terakhir terlalu kecil. Itu sebabnya biaya terus meningkat.

Akar penyebab

  1. Sistem evaluasi bias terhadap penambahan.
  2. Kepemilikan antara bisnis dan TI menjadi kabur.
  3. Keamanan psikologis disalahgunakan sebagai penghindaran konflik.
  4. Para pengambil keputusan sering kali tidak mempunyai paparan langsung terhadap perselisihan di lapangan dan utang teknis.

Apa yang bisa dilakukan

Opsi A: intervensi pemotongan biaya yang kuat

Ini bisa berhasil dalam jangka pendek, tetapi efek sampingnya serius. Kepercayaan dan kemampuan jangka panjang mungkin rusak.

Opsi B: menunjuk pemimpin yang dapat membuat dan menerima keputusan yang menyakitkan

Ini adalah pendekatan berkelanjutan. Organisasi harus secara formal mengevaluasi kemampuan untuk mengakhiri sistem, tidak hanya meluncurkannya.

Tindakan praktis:

  1. Tetapkan pemilik tingkat atas untuk keputusan pensiun dan konsolidasi.
  2. Tambahkan KPI penghentian (sistem pensiun, penghapusan tumpang tindih, pengurangan biaya tetap, penghapusan ketergantungan).
  3. Memberikan hak veto dan konsolidasi formal kepada pimpinan arsitektur.
  4. Larang perilaku pasif “tunggu EOL”; memerlukan peta jalan keluar dari ketergantungan.
  5. Evaluasi “apa yang diakhiri” dengan bobot yang sama dengan “apa yang ditambahkan”.
  6. Tetapkan pemilik sisi bisnis untuk setiap proyek konsolidasi.
  7. Mengakui dan memberi penghargaan kepada tim yang menangani perselisihan yang tidak dapat dihindari secara bertanggung jawab.

Eksekusi kenyataan

Permasalahan sebenarnya bukanlah menggambarkan peta jalan yang baik. Hal ini menentukan siapa yang menanggung rasa sakit yang mana, kapan, dan dengan tanggung jawab apa.

Manajemen puncak harus:

  • mengambil tanggung jawab akhir,
  • menyerap keluhan sebagai biaya organisasi,
  • mencegah konflik diperlakukan sebagai kegagalan pribadi individu.

Tim bisnis harus menentukan dampak operasional yang nyata. TI harus memperjelas ketergantungan dan risiko migrasi. Kemudian kedua belah pihak harus memutuskan, dengan tenggat waktu, apa yang harus dipertahankan dan apa yang akan dipensiunkan.

Tanggapan terhadap keberatan umum

“Tetapi kita memerlukan inisiatif baru”

Ya. Artikel ini tidak menyangkal investasi baru. Ia menentang menghindari pensiun selamanya.

“Konsolidasi merugikan operasional”

Jangka pendek, ya. Namun penundaan menciptakan kompleksitas jangka panjang yang lebih besar. Pertanyaannya bukan apakah rasa sakit itu ada, tapi kapan dan bagaimana cara membayarnya.

“Kami tidak memiliki pemimpin yang cocok”

Mungkin itulah alasan sebenarnya mengapa biaya terus meningkat.

Ringkasan

Biaya TI perusahaan terus meningkat ketika organisasi merayakan penambahan namun tidak melembagakan akhir. Inisiatif AI dan DX masing-masing mungkin valid, namun tanpa penghentian dan konsolidasi, keduanya akan menjadi hutang pemeliharaan di masa depan.

Kemampuan manajemen yang penting bukan hanya kekuatan untuk menambah. Ini adalah kekuatan untuk mengakhirinya—secara adil, transparan, dan penuh tanggung jawab.

Artikel terkait

Referensi

[1] Dewan CIO AS, Buku Pedoman Rasionalisasi Aplikasi. https://www.cio.gov/assets/files/Application-Rationalization-Playbook.pdf