Bevezetés

„Biztos, hogy az a dokumentum a OneDrive-on volt…” – kutatok, de sehol. A másik osztály szerint ők Boxot használnak, végül pedig a régi fájlszerveren bukkanok rá.

„Megvan a meeting felvétele?” – kérdezik. Gondolkodom: Teams volt? Vagy Webexen ment? Esetleg Zoomon? Fogalmam sincs, hol keressem.

A mai munkahelyeken minél több eszközünk van, annál kevésbé tudjuk, mit hol találunk. A kényelem hajszolása fordul át káoszba és pazarlásba – ez a „kényelem paradoxona”.

Miért szaporodnak a kényelmi eszközök?

Miért nő megállíthatatlanul az eszközök száma a vállalatoknál? Minden területen megfigyelhető a burjánzás.

  • Kommunikáció: Teams, Slack, e-mail, Zoom chat, Webex
  • Tárhely: OneDrive, Box, Google Drive, fájlszerver
  • Tudásmegosztás: Notion, Loop, Confluence
  • ITSM: Jira, ServiceNow, Zendesk
  • AI asszisztensek: ChatGPT, Copilot, Claude, Bard

Mindegyik egyedileg tényleg hasznos. Ha pedig beépül a munkafolyamatba, szinte lehetetlen kivezetni, így összességében csak nő és nő az eszközpark.

A felhasználói oldalon működő cégeknél az IT részleg súlya alacsony, hiszen nem közvetlenül termel pénzt. Ha a frontvonal azt mondja, „üzletileg kell”, az IT osztály tehetetlen – így rögzül az a szerkezet, amelyben „a terep folyamatosan új eszközöket vezet be, és nincs, ami megállítsa”.

Ezen felül a teljesítményalapú értékelés csak ront a helyzeten. Ha valaki új eszközt vezet be és elterjeszti, látható „teljesítményt” produkál. Talál egy menő SaaS-t, bevezeti a csapatban, és máris „ügyes embernek” számít, akár előléptetik is. Így nemcsak a frontvonal, hanem maga az IT részleg is elkezdi támogatni az eszközhalmozást. Hiszen ki szeretne rosszul teljesíteni?

A munkahelyi párbeszédek ennyire abszurdakká válnak:

  • „Hol van az a dokumentum? E-mailben? OneDrive-on? Boxon? A szerveren?”
  • „Ez a jegyzőkönyv a Teams átirata? Vagy Webexen rögzítettük? Esetleg Zoom?”
  • „Az engedélyt Slackben kérted? Vagy Jirában?”

A mindennapi bolyongás összeadódik, és szépen lehúzza a produktivitást.

Miért csökkenti a termelékenységet az eszközhalmozás?

A cégek többsége technikai integrációval próbál rendet tenni.

  • Egységes bejelentkezés (SSO): bárhova ugyanazzal a fiókkal lépsz be.
  • iPaaS vagy RPA: a háttérben szinkronizál, keresést és automatizálást enged.
  • AI asszisztensek: Copilot-szerű megoldások, amelyek több eszközt irányítanak egyszerre.

A felhasználói élmény valóban javul. Kevesebb „hová is kell bejelentkezni” és „tízszer keresek ugyanarra” típusú probléma.

Csakhogy nem szabad elfelejteni a lényeget:

👉 A technikai integráció enyhíti a UX-káoszt, de tehetetlen a halmozódó fenntartási költségekkel szemben.

  • Az SSO kényelmes, de az IdP licencdíja rájön a számlára.
  • Az iPaaS összeköt, de az egyes integrációk külön működtetési terhet jelentenek.
  • Az AI asszisztensek is külön szolgáltatóktól érkeznek, a használati díj és a betanítás költsége emelkedik.

Vagyis az a gondolat, hogy „majd az integráció megoldja”, csupán illúzió. Az integrációs réteg kényelmesnek láttatja a rendszert, de a halmozódó költséget valójában csak elfedi.

Integráció helyett újabb szigetek – történelmi példák

A technikai integráció végén gyakran az történik, hogy maguk az integrációs platformok is elszaporodnak.

  • Active Directoryval egységesítettük az azonosítást, de egy új SaaS nem támogatja – jön mellé egy második IdP, végül Azure AD (Entra ID) is.
  • vCenterben menedzseltük a virtuális szervereket, de az IaaS-re nem jó – bejön az AWS és az Azure, majd újabb „multicloud integrációt” kell tervezni.

A régi integrációs alapok jobban össze vannak nőve az üzlettel, mint bármelyik önálló eszköz, így eltávolíthatatlan adósságként maradnak velünk.

A valódi gond: a költségstruktúra

A UX-beli káoszt a technika enyhíti, de a legnagyobb baj továbbra is a víz alatt növekvő költségstruktúra.

  • Többszörös licenc- és szolgáltatási díjak
  • Túlterhelt támogatási csatornák
  • Véget nem érő vita arról, melyik eszköz legyen a „standard”
  • Képzés és tanulás folyamatos pótlása
  • A kivezetés és migráció rejtett terhei

A végén mindenki ott köt ki, hogy „félgőzzel használjuk, de teljes áron fizetjük”.

Kiutak: megszelídíteni vagy központosítani?

Hogyan szálljunk szembe ezzel a paradoxonnal? Két út van.

1. A „megszelídítés” irányzata

Induljunk ki abból, hogy lesznek eszközök, és építsük be a kultúrába az életciklus-kezelést és az átláthatóságot.

  • Félévente készítsünk leltárt: kihasználtság, költség, átfedő funkciók.
  • Már a bevezetéskor rögzítsük a kivezetés feltételeit.
  • SaaS menedzsment platformmal tegyük láthatóvá a használatot.
  • Oktassuk a dolgozókat: a „kényelmi eszköz” valójában lejárati idővel bíró munkaeszköz.

2. A központosított „kontroll” irányzata

Felülről meghatározni a standardokat, és kizárni a párhuzamos megoldásokat. Ehhez nélkülözhetetlen:

  • Mély szakmai tudás: látni kell a technológiai sajátosságokat és a jövőbeli kilátásokat.
  • Valós terepismeret: használati esetek nélkül a kontroll papíron marad.
  • Folyamatos frissítés: néhány évente újra kell gondolni a standardot.

Döntés: a kontroll a fő csapásirány, a megszelídítés kiegészítő

A kényelmi eszközök továbbra is szaporodni fognak, ha nem teszünk semmit, és ezzel együtt nő a káosz és a költség. A „megszelídítés” csábító, de valószínűleg csak kiegészítő hatása lesz. A fő irány továbbra is a központosított standardizáció.

  • Megszelídítés: a kockázat kezelését segítő támogató eszköz.
  • Kontroll: erős CIO-vezetés mellett kijelölt standardok – ez a gerinc.

A reális út: a kontrollt tekintsük alapnak, és erre építsük rá a megszelídítés eszköztárát.

Gyakori kérdések (GYIK)

K: Miért nem lehet megállítani az eszközhalmozást? → Mert az egyes részlegeknek eltérő igényeik vannak, az eszközök beépülnek a folyamatokba, így nehéz kivezetni őket. Emellett a teljesítményalapú értékelés miatt a bevezetők gyorsan elismerést kapnak, az IT részleg pedig ritkán tud nemet mondani.

K: Miért nem oldja meg a technikai integráció? → A felhasználói káoszt enyhíti, de a licenc-, üzemeltetési és képzési költségek ugyanúgy nőnek. Hosszú távon ráadásul az integrációs platformok maguk is elszaporodhatnak.

K: Van mód a halmozást megszelídíteni? → Rendszeres leltárral, a kivezetési feltételek előre rögzítésével, SaaS menedzsment eszközökkel és a „lejáró eszköz” gondolkodás oktatásával.

K: Mi a leghatékonyabb megoldás? → A megszelídítés hasznos kiegészítés, de a valós áttörést a CIO által irányított, erős standardizáció hozhatja.

K: Érdemes SSPM-et (SaaS Security Posture Management) használni? → Segít az átláthatóságban és a leltárban, de magát a halmozást nem szünteti meg, így önmagában nem jelent végső megoldást.