उद्यमों में आईटी लागत क्यों बढ़ती रहती है: नई पहल की प्रशंसा की जाती है, लेकिन सेवानिवृत्ति निर्णयों की नहीं
परिचय
ऑपरेटिंग कंपनियों में आईटी लागत साल दर साल क्यों बढ़ती रहती है? कमजोर आर्थिक परिस्थितियों में भी, नए कार्यक्रम डीएक्स, एआई अपनाने और व्यापार सुधार जैसे लेबल के तहत सामने आते रहते हैं। प्रत्येक व्यक्तिगत पहल अक्सर उचित लगती है। यही कारण है कि इस प्रवृत्ति को रोकना कठिन है।
मुख्य समस्या संरचनात्मक है: संगठन जोड़ने का इनाम देते हैं, लेकिन ख़त्म करने का इनाम शायद ही कभी देते हैं। जब तक यह संरचना बनी रहती है, निश्चित लागतें जमा होती रहती हैं।
यह लेख मुख्य रूप से तथाकथित जेटीसी (जापानी पारंपरिक कंपनियों) पर केंद्रित है, लेकिन कई बिंदु जापान के बाहर भी लागू होते हैं।
सांस्कृतिक नोट: इस लेख में, JTC का अर्थ जापानी पारंपरिक कंपनी है। रिंगी एक जापानी आंतरिक पूर्व-अनुमोदन वर्कफ़्लो को संदर्भित करता है। आजीवन रोजगार और वरिष्ठता-आधारित पदोन्नति पारंपरिक जापानी रोजगार प्रथाओं को संदर्भित करते हैं। ये शब्द हर देश के संस्थानों से पूरी तरह मेल नहीं खाते हैं, इसलिए कृपया संदर्भ के आधार पर इनकी व्याख्या करें।
सबसे पहले, एक सामान्य ग़लतफ़हमी को दूर करें
यह लेख यह तर्क नहीं देता है कि सभी नई पहलें खराब हैं। कई निवेश आवश्यक और तर्कसंगत हैं। मुद्दा यह है कि दर्दनाक सेवानिवृत्ति और समेकन निर्णय अक्सर अनिश्चित काल के लिए स्थगित कर दिए जाते हैं।
जब नई पहल को मंजूरी देना आसान होता है, और सेवानिवृत्ति को क्रियान्वित करना कठिन होता है, तो कुल लागत बढ़ती रहती है, भले ही प्रत्येक परियोजना अपने आप में सही दिखती हो।
##जमीन पर क्या होता है
एक सामान्य पैटर्न है:
- नए प्रस्तावों को सकारात्मक और भविष्योन्मुखी माना जाता है।
- उत्पादकता या मानकीकरण के लिए नई प्रणालियों को मंजूरी देना आसान है।
- ऐसी संस्कृति में जो सद्भाव पर अत्यधिक जोर देती है, सकारात्मक दिखने वाले प्रस्तावों की आलोचना करना कठिन है।
- सिस्टम की संख्या बढ़ जाती है.
- लाइसेंस, रखरखाव, संचालन, ऑडिट और प्रशिक्षण लागत एक साथ बढ़ती हैं।
- एक बार जब व्यावसायिक इकाइयाँ उन पर निर्भर हो जाती हैं, तो सेवानिवृत्ति राजनीतिक रूप से कठिन हो जाती है।
यह चक्र दोहराता है और निश्चित लागतें जमा होती रहती हैं।
पहल सही दिखने पर भी लागत क्यों बढ़ती रहती है
1. प्रदर्शन प्रबंधन पुरस्कार सेवानिवृत्ति से अधिक लॉन्च होते हैं
कई संगठन मूल्यांकन करते हैं:
- क्या लॉन्च किया गया था,
- कितनी परियोजनाएं शुरू की गईं,
- प्रेजेंटेशन कितना आकर्षक लग रहा है.
लेकिन वे शायद ही कभी समान रूप से मूल्यांकन करते हैं:
- क्या सुरक्षित रूप से सेवानिवृत्त किया गया था,
- कौन सा ओवरलैप हटाया गया,
- भविष्य की निश्चित लागत में कितनी कमी की गई।
2. “नो-कंफ्लिक्ट सेविंग्स” की प्रशंसा की जाती है; “मुख्य बचत” से बचा जाता है
उपकरण जोड़कर दक्षता हासिल करना राजनीतिक रूप से आसान है। शटडाउन से वास्तविक बचत दर्दनाक है:
- उपयोगकर्ता सुविधा खो देते हैं,
- वर्कफ़्लो बदलना होगा,
- अस्थायी प्रवासन जोखिम प्रकट होता है,
- स्वामित्व संबंधी विवाद उभर कर सामने आते हैं।
सबसे प्रभावी बचत अक्सर सबसे अधिक घर्षण पैदा करती है, इसलिए उनसे बचा जाता है।
3. व्यवसाय परिवर्तन और आईटी के बीच भूमिका संबंधी भ्रम
व्यावसायिक परिवर्तन का स्वामित्व व्यावसायिक कार्यों पर होना चाहिए। आईटी उपकरण और वास्तुकला प्रदान कर सकता है, लेकिन अकेले हर प्रक्रिया को नया स्वरूप नहीं दे सकता। जब यह सीमा स्पष्ट नहीं होती है, तो संगठन ऑपरेटिंग डिज़ाइन को हल किए बिना समाधान जोड़ते रहते हैं।
4. मनोवैज्ञानिक सुरक्षा का गलत अर्थ लगाना
मनोवैज्ञानिक सुरक्षा महत्वपूर्ण है. लेकिन अगर इसकी व्याख्या “सभी संघर्षों से बचें” के रूप में की जाती है, तो सेवानिवृत्ति के निर्णय रुक जाते हैं। फिर गोद लेने की प्रक्रिया आगे बढ़ती है जबकि विरासत की लागत बनी रहती है।
5. कार्यकारी मूल्यांकन प्रस्तुति मूल्य की ओर बढ़ता है
चमकदार पहलों को स्लाइडों में समझाना आसान है। समेकन, निर्भरता सफाई, अनुबंध युक्तिकरण और परिचालन मानकीकरण कम दिखाई दे रहे हैं। जब नेता प्रस्तुत करने में आसान चीज़ों को प्राथमिकता देते हैं, तो लागत में विस्तार अपरिहार्य है।
##संगठन क्यों है कंटीली राह
समेकन के लिए विस्तृत तकनीकी और परिचालन समझ की आवश्यकता होती है:
- निर्भरता मानचित्रण (व्यवसाय, डेटा, अनुमतियाँ, रिपोर्ट, एकीकरण, ऑडिट),
- प्रवासन जोखिम नियंत्रण (समानांतर दौड़, रोलबैक, प्रशिक्षण, समर्थन),
- सेवानिवृत्ति के बाद की जिम्मेदारी डिजाइन।
इस क्षमता के बिना, सेवानिवृत्ति योजनाएँ नारे बनकर रह जाती हैं।
लागत समीकरण
एक सरलीकृत समीकरण है:
अगले वर्ष की आईटी लागत = पिछले वर्ष की निश्चित लागत + नई पहलों द्वारा जोड़ी गई निश्चित लागत - सेवानिवृत्ति/समेकन द्वारा हटाई गई लागत
कई उद्यमों में, अंतिम अवधि बहुत छोटी होती है। इसीलिए लागत बढ़ती रहती है.
मूल कारण
- मूल्यांकन प्रणालियाँ परिवर्धन के प्रति पक्षपाती हैं।
- व्यवसाय और आईटी के बीच स्वामित्व धुंधला है।
- मनोवैज्ञानिक सुरक्षा को संघर्ष से बचने के रूप में गलत तरीके से लागू किया जाता है।
- निर्णय निर्माताओं के पास अक्सर क्षेत्रीय घर्षण और तकनीकी ऋण के सीधे संपर्क का अभाव होता है।
क्या किया जा सकता है
विकल्प ए: मजबूत लागत-कटौती हस्तक्षेप
यह अल्पावधि में काम कर सकता है, लेकिन दुष्प्रभाव गंभीर होते हैं। भरोसे और दीर्घकालिक क्षमता को नुकसान हो सकता है।
विकल्प बी: ऐसे नेताओं को नियुक्त करें जो दर्दनाक निर्णय ले सकें और उन्हें आत्मसात कर सकें
यह टिकाऊ दृष्टिकोण है. संगठनों को औपचारिक रूप से सिस्टम को लॉन्च करने की ही नहीं, बल्कि उसे समाप्त करने की क्षमता का मूल्यांकन करना चाहिए।
व्यावहारिक क्रियाएँ:
- सेवानिवृत्ति और समेकन निर्णयों के लिए एक शीर्ष-स्तरीय स्वामी नियुक्त करें।
- सेवानिवृत्ति केपीआई जोड़ें (सेवानिवृत्त सिस्टम, ओवरलैप हटाना, निश्चित लागत में कमी, निर्भरता उन्मूलन)।
- वास्तुकला नेतृत्व को औपचारिक वीटो और समेकन अधिकार दें।
- निष्क्रिय “ईओएल की प्रतीक्षा करें” व्यवहार पर प्रतिबंध लगाएं; निर्भरता-निकास रोडमैप की आवश्यकता है।
- “क्या समाप्त हुआ” का मूल्यांकन “क्या जोड़ा गया” के समान महत्व के साथ करें।
- प्रत्येक समेकन परियोजना के लिए व्यवसाय-पक्ष स्वामियों को नियुक्त करें।
- अपरिहार्य घर्षण को जिम्मेदारी से संभालने वाली टीमों को पहचानें और पुरस्कृत करें।
निष्पादन वास्तविकता
असली मुद्दा सुंदर रोडमैप बनाना नहीं है। यह तय कर रहा है कि कौन सा दर्द कौन, कब और किस जवाबदेही के साथ उठाएगा।
शीर्ष प्रबंधन को चाहिए:
- अंतिम जिम्मेदारी लें,
- शिकायतों को संगठनात्मक लागत के रूप में अवशोषित करें,
- संघर्ष को किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत विफलता के रूप में देखे जाने से रोकें।
व्यावसायिक टीमों को ठोस परिचालन प्रभाव निर्दिष्ट करने होंगे। आईटी को निर्भरता और प्रवासन जोखिम को स्पष्ट करना चाहिए। फिर दोनों पक्षों को समय सीमा के साथ तय करना होगा कि क्या रखना है और क्या रिटायर करना है।
सामान्य आपत्तियों का उत्तर
“लेकिन हमें नई पहल की ज़रूरत है”
हाँ. यह लेख नये निवेश से इनकार नहीं करता. यह हमेशा के लिए सेवानिवृत्ति से बचने का तर्क देता है।
“समेकन से संचालन प्रभावित होता है”
अल्पावधि, हाँ. लेकिन स्थगन बड़ी दीर्घकालिक जटिलता पैदा करता है। सवाल यह नहीं है कि दर्द मौजूद है या नहीं, सवाल यह है कि इसका भुगतान कब और कैसे किया जाए।
“हमारे पास उपयुक्त नेता नहीं हैं”
शायद यही सटीक कारण है कि लागत बढ़ती जा रही है।
सारांश
एंटरप्राइज़ आईटी लागत तब बढ़ती रहती है जब संगठन अतिरिक्त होने का जश्न मनाते हैं लेकिन अंत को संस्थागत नहीं बनाते हैं। एआई और डीएक्स पहल प्रत्येक वैध हो सकती हैं, लेकिन सेवानिवृत्ति और समेकन के बिना, वे भविष्य के रखरखाव ऋण बन जाते हैं।
आवश्यक प्रबंधन क्षमता केवल जोड़ने की शक्ति नहीं है। यह निष्पक्ष, पारदर्शी और जिम्मेदारी के साथ समाप्त करने की शक्ति है।
संबंधित आलेख
सन्दर्भ
[1] यू.एस. सीआईओ काउंसिल, एप्लिकेशन रेशनलाइज़ेशन प्लेबुक। https://www.cio.gov/assets/files/Application-Rationalization-Playbook.pdf