सुविधा का विरोधाभास ─ जब टूल की भरमार ही उत्पादकता को कुचल देती है
प्रस्तावना
“वह फ़ाइल OneDrive पर थी…” खोजते हैं और खाली हाथ लौटते हैं। दूसरी टीम कहती है, “हम Box पर रखते हैं,” और अंत में वही फ़ाइल पुराने फ़ाइल सर्वर पर मिलती है।
“मीटिंग की रिकॉर्डिंग किसने रखी?” Teams पर? Webex पर? शायद Zoom पर। तलाश कहाँ से शुरू करें?
आधुनिक ऑफिस “सुविधा के विरोधाभास” में फँसे हैं। सुविधा बढ़ाने के लिए जितने नए टूल अपनाते हैं, चीज़ें ढूँढना उतना ही मुश्किल हो जाता है। सुविधा का पीछा करते-करते उलझन और गैर-कार्यक्षमता बढ़ती जाती है।
सुविधा वाले टूल आखिर इतना क्यों बढ़ते हैं?
टूल क्यों बढ़ते ही जाते हैं? यह फैलाव हर डोमेन में है।
- संचार: Teams, Slack, ईमेल, Zoom चैट, Webex
- स्टोरेज: OneDrive, Box, Google Drive, फ़ाइल सर्वर
- नॉलेज प्रबंधन: Notion, Loop, Confluence
- आईटी सर्विस मैनेजमेंट: Jira, ServiceNow, Zendesk
- AI असिस्टेंट: ChatGPT, Copilot, Claude, Bard
हर टूल अपने आप में उपयोगी है। एक बार कामकाज में घुस गया तो बहुत मुश्किल से निकलता है। नतीजा: टूल्स की संख्या बस बढ़ती जाती है।
कई यूज़र-केन्द्रित संगठनों में आईटी विभाग राजस्व नहीं कमाता, इसलिए उसका प्रभाव सीमित होता है। यदि फ़ील्ड कहे “यह टूल बिना हम काम नहीं कर सकते,” तो आईटी के पास “ना” कहने की ताकत कम रहती है। पैटर्न स्थिर हो जाता है—फ़ील्ड टीमें सुविधा वाली चीज़ें लगातार अपनाती जाती हैं और कोई ब्रेक लगाने वाला नहीं होता।
परफॉर्मेंस-आधारित मूल्यांकन आग में घी डाल देता है। कोई चमकदार SaaS फैलाओ तो “उत्पादकता बढ़ी” का झंडा मिल जाता है। नया टूल ढूँढ कर बाँट दो तो “काबिल” कर्मचारियों की श्रेणी में आ जाते हैं, कभी प्रमोशन भी मिल सकता है। नतीजतन, फ़ील्ड टीमों—कई बार आईटी विभाग भी—टूल की भरमार का उत्साह से समर्थन करते हैं।
जमीन पर बातचीत कुछ यूँ होने लगती है:
- “वह फ़ाइल कहाँ है? ईमेल में? OneDrive? Box? फ़ाइल सर्वर?”
- “यह ट्रांस्क्रिप्ट Teams का है या Webex का? या Zoom का?”
- “उस अनुमोदन को Slack में भेजा था या Jira में?”
हर दिन एक ख़ज़ाना खोज बन जाता है और उत्पादकता ढलान पर जाती है।
टूल की भरमार उत्पादकता क्यों गिराती है?
ज्यादातर कंपनियाँ इस उलझन का हल तकनीकी एकीकरण में ढूँढती हैं।
- आईडी/SSO एकीकरण: एक ही अकाउंट से हर सेवा में लॉगिन।
- iPaaS और RPA: पृष्ठभूमि में डेटा सिंक और क्रॉस-टूल ऑटोमेशन।
- AI असिस्टेंट: Copilot जैसे एजेंट जो कई सिस्टमों में रास्ता दिखाएँ।
UX सच में कुछ बेहतर होता है। लॉगिन कहाँ करें या दस जगह खोजें—ये सवाल कम हो जाते हैं।
लेकिन एक दृष्टिकोण अक्सर अनदेखा रह जाता है:
👉 तकनीकी एकीकरण UX-उलझन कम करता है, लेकिन टूल भरमार की बढ़ती रखरखाव लागत पर कोई असर नहीं डालता।
- SSO सुविधाजनक है, पर IdP लाइसेंस बढ़ते हैं।
- iPaaS सुविधाजनक है, लेकिन हर कनेक्शन संचालन का नया बोझ है।
- AI असिस्टेंट अलग-अलग वेंडर से आते हैं, फीस और ट्रेनिंग लागत बढ़ती है।
“इंटीग्रेशन सब ठीक कर देगा” एक भ्रम है। एकीकरण परतें अस्थायी राहत देती हैं, जबकि भरमार की लागत संरचना जस की तस रहती है।
एकीकरण प्लेटफ़ॉर्म खुद फैलने लगते हैं
इतिहास बताता है कि एकीकरण प्लेटफ़ॉर्म भी बढ़ने लगते हैं।
- आपने Active Directory से पहचान एकीकृत की। फिर कोई नया SaaS आया जो इसे सपोर्ट नहीं करता—एक और IdP जोड़ना पड़ा, अंततः Entra ID (Azure AD) भी।
- वर्चुअल सर्वर vCenter में समेटे, लेकिन IaaS शामिल नहीं था। AWS और Azure जोड़ने पड़े, फिर मल्टी-क्लाउड गवर्नेंस टूल खोजने लगे।
ये पुराने एकीकरण प्लेटफ़ॉर्म किसी भी एकल टूल से ज़्यादा गहराई तक जड़ पकड़ लेते हैं। हटाना मुश्किल, और वे स्थायी देनदारी बन जाते हैं।
असली समस्या: लागत संरचना
मान लीजिए UX की उलझन कुछ समय के लिए शांत हो गई। असली दुश्मन फिर भी वही है: जमीन के नीचे छिपी लागत संरचना।
- ओवरलैपिंग लाइसेंस और सब्सक्रिप्शन फ़ीस
- दोहराए गए सपोर्ट डेस्क
- “मानक कौन सा टूल है?” पर अंतहीन बहस
- कर्मचारियों की ट्रेनिंग लागत में वृद्धि
- टूल को बंद करने या माइग्रेट करने पर छिपी हुई देनदारियाँ
कंपनी अंत में हर टूल को आधा-अधूरा उपयोग करती है, लेकिन कीमत पूरी भरती है।
SaaS भरमार से निपटने के दो रास्ते: वश में करना या नियंत्रण
इस विरोधाभास का सामना कैसे करें? दो तरीके हैं।
1. “वश में” करना
फैलाव को स्वीकारें, और लाइफ़साइकल प्रबंधन व दृश्यता को संस्कृति का हिस्सा बनाएँ।
- हर छह महीने में टूल का इन्वेंटरी: उपयोग, लागत, ओवरलैप नोट करें।
- अपनाते ही सेवानिवृत्ति (sunset) की शर्त तय करें।
- SaaS मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म से उपयोग दृश्य करें।
- कर्मचारियों को सिखाएँ: सुविधा वाले टूल उपभोग्य हैं—इनकी भी समाप्ति तिथि होती है।
2. “नियंत्रण” यानी केंद्रीकृत गवर्नेंस
टॉप-डाउन रुख अपनाएँ: मानक तय करें, विचलन हटाएँ। सफलता के लिए चाहिए:
- गहरी विशेषज्ञता: तकनीक और उसके भविष्य की समझ।
- ज़मीन की समझ: बिना वास्तविक यूज़-केस के गवर्नेंस केवल दिखावा रह जाता है।
- मानक अपडेट करने की क्षमता: हर कुछ साल में समीक्षा और संशोधन।
निष्कर्ष: नियंत्रण मुख्य है, वश में करना पूरक
सुविधा वाले टूल आगे भी बढ़ते रहेंगे। यदि रोक न लगाई तो भरमार और बढ़ती लागत संरचना तय है।
“वश में करना” सुनने में आकर्षक है, लेकिन शायद पूरक रणनीति ही रहेगा। असली आधार होना चाहिए मजबूत CIO नेतृत्व वाली मानकीकरण रणनीति।
- वश में करना: फैलाव स्वीकार कर जोखिम प्रबंधन।
- नियंत्रण: शीर्ष स्तर की अधिकारिता से मानक तय और लागू करना।
वास्तविक रास्ता है नियंत्रण को आधार बनाना और जरूरत के मुताबिक वश में करने की तरकीबें जोड़ना।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQ)
प्रश्न: टूल भरमार रोकना इतना कठिन क्यों है? → हर विभाग की जरूरत अलग होती है। एक बार टूल जड़ पकड़ ले तो वर्कफ़्लो का हिस्सा बन जाता है। परफॉर्मेंस-आधारित इंसेंटिव नई चीज़ें लाने वालों को पुरस्कृत करते हैं और आईटी विभाग अक्सर “ना” कहने की शक्ति से वंचित रहते हैं।
प्रश्न: तकनीकी एकीकरण समस्या क्यों नहीं सुलझा पाता? → यह UX घर्षण कम कर सकता है, लेकिन लागत संरचना नहीं बदलता—लाइसेंस, सपोर्ट और ट्रेनिंग फिर भी बढ़ते हैं। समय के साथ एकीकरण प्लेटफ़ॉर्म खुद भी बढ़ते हैं।
प्रश्न: “वश में करना” कैसे करें? → नियमित इन्वेंटरी, स्पष्ट sunset शर्तें, SaaS मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म, और यह समझ कि सुविधा वाले टूल अस्थायी होते हैं।
प्रश्न: सबसे प्रभावी समाधान क्या है? → वश में करने को पूरक मानें और सशक्त CIO-नेतृत्व वाले मानकीकरण को प्राथमिकता दें।
प्रश्न: क्या SSPM (SaaS Security Posture Management) टूल मददगार हैं? → दृश्यता और इन्वेंटरी में मदद करते हैं, पर फैलाव रोक नहीं पाते। इसलिए वे मूल समस्या का समाधान नहीं हैं।