הפרדוקס של הנוחות — למה ריבוי כלים נוחים דווקא פוגע בפרודוקטיביות

פתיחה

“אני די בטוח שהמצגת ההיא הייתה ב-OneDrive” — ואז היא לא נמצאת. שואלים מחלקה אחרת ומקבלים “אצלנו זה ב-Box”, ובסוף מגלים שזה בכלל קבור בשרת קבצים ותיק.

“יש הקלטה לפגישה ההיא?” — פתאום לא בטוחים. זה היה ב-Teams? בשידור של Webex? אולי בכלל ב-Zoom? כבר לא ברור איפה לחפש.

במקומות עבודה כיום, ככל שמתרבים הכלים הנוחים כך גוברת התחושה שאין מושג “איפה לחפש”. הנוחות שרדפנו אחריה מולידה כאוס ואי-יעילות — זהו פרדוקס הנוחות.

למה כלים נוחים ממשיכים להתרבות?

למה ארגונים מוסיפים עוד ועוד כלים? ההתפשטות נוגעת כמעט בכל תחום.

• תקשורת: Teams, Slack, דוא"ל, צ’אט של Zoom, Webex.
• אחסון: OneDrive, Box, Google Drive, שרתי קבצים.
• ניהול ידע: Notion, Loop, Confluence.
• ניהול שירותי IT: Jira, ServiceNow, Zendesk.
• עוזרי AI: ChatGPT, Copilot, Claude, Bard.

כל כלי בפני עצמו מועיל. אבל ברגע שנכנס לשגרה קשה להיפטר ממנו, וכך מתקבעת המציאות של “רק גדל”.

ברוב החברות ה"עסקיות" (שאינן טכנולוגיות) ל-IT אין מעמד חזק — הוא לא מכניס כסף. אם הצוותים טוענים שהכלי הכרחי, ל-IT כמעט אין כוח לעצור. כך נוצר מבנה שבו השטח מאמץ עוד ועוד כלים בלי בלמים.

גם תרבות ההישגיות מחריפה את המצב. מי שמכניס ומפיץ כלי חדש מקבל קרדיט על “ייעול”. מי שמזהה SaaS מגניב ומשכנע את הצוות להשתמש בו — נתפס ככוכב, אולי אפילו זוכה בקידום. התוצאה: לא רק השטח, גם אנשי IT דוחפים לעוד ועוד כלים. הרי מי רוצה לקבל ציון נמוך?

ואז השיחות היומיומיות נשמעות כך:

• “איפה הקובץ הזה? דוא"ל? OneDrive? Box? שרת קבצים?”
• “הפרוטוקול הזה היה תמלול של Teams? הקלטת Webex? Zoom?”
• “איפה העברנו את האישור — Slack או Jira?”

כל חוויית “לא יודע איפה לחפש” כזו מוסיפה מעט חיכוך — ובסוף כולם עובדים פחות טוב.

למה ריבוי הכלים פוגע בפרודוקטיביות?

חברות רבות מנסות לפתור את הבעיה בעזרת “אינטגרציה טכנולוגית”.

• SSO/איחוד זהויות: אותו חשבון לכל שירות.
• iPaaS או RPA: לסנכרן מידע ברקע, לאפשר חיפוש רוחבי ואוטומציה.
• עוזרי AI: כלים כמו Copilot שמפעילים כמה שירותים יחד.

אין ספק שזה משפר את חוויית המשתמש. פחות “איפה להתחבר” ופחות “למה צריך עשר חיפושים”.

אבל יש זווית שמפספסים.

👉 אינטגרציה משפרת את ה-UX, אך לא נוגעת בניפוח העלויות שמגיע מריבוי כלים.

• SSO נוח, אבל מוסיף רישיונות למערכת הזהויות.
• iPaaS מחבר, אבל כל חיבור דורש תפעול ותחזוקה.
• גם עוזרי AI מתרבים, וכל אחד מוסיף דמי שימוש והדרכות.

כלומר, הפתרון “נחבר הכול” יוצר תחושת סדר רגעית — אבל הוא מותיר את עלות הריבוי כמו שהיא, ולעיתים אף מגדיל אותה.

ההיסטוריה חוזרת: גם שכבת האינטגרציה מתרבה

בסופו של דבר, גם פלטפורמות האינטגרציה עצמן מתחילות להתרבות — פרדוקס על גבי פרדוקס.

• איחדו זהויות ב-Active Directory, ואז SaaS חדש דרש יכולות נוספות — אז הכניסו IdP אחר, ובסוף עובדים במקביל גם עם Azure AD (Entra ID).
• ניהלו שרתים וירטואליים עם vCenter, אבל המערכות עלו לענן ציבורי — מוסיפים AWS ו-Azure, ואז עוד שכבת ניהול מולטי-קלאוד.

הפלטפורמות הישנות נטועות עמוק בעבודה השוטפת, ולכן הן הופכות לחוב שלא ניתן למחוק — אפילו יותר קשה מפירוק כלי יחיד.

הבעיה האמיתית: מבנה העלויות

גם אם מורידים את הכאוס ב-UX, הבעיה הגדולה היא מבנה העלויות שמתנפח מתחת לפני השטח.

• רישיונות ושירותים כפולים.
• מוקדי תמיכה מרובים.
• מריבות סביב “מהו הסטנדרט”.
• עוד ועוד הדרכות לעובדים.
• חובות סמויים במעבר או בהסרה של כלים.

בסוף מתקבע מצב שבו משתמשים בכל כלי רק “קצת”, אבל משלמים מחיר מלא.

איך מתמודדים עם ריבוי SaaS: לאלף או לשלוט

אז מה עושים מול הפרדוקס הזה? אפשר לסכם לשתי גישות.

1. גישת ה"אילוף"

מקבלים את הריבוי, ומשלבים ניהול מחזור חיים ושקיפות כתרבות ארגונית.

• כל חצי שנה מבצעים ספירת כלים: שימוש, עלות, חפיפה.
• כבר בעת ההטמעה מגדירים תנאי סיום.
• משתמשים בפלטפורמות לניהול SaaS כדי לראות מה קורה בפועל.
• מחנכים את העובדים שהכלים הם “בעלי חיי מדף מוגבלים”.

2. גישת ה"שליטה"

מנהלים מלמעלה ומצמצמים פיצול. כדי שזה יצליח דרושים:

• בקיאות עמוקה: להבין טכנולוגיות ומגמות.
• חוש לשטח: בלי הבנת הצרכים היומיומיים, השליטה תישאר על הנייר.
• יכולת עדכון: לעדכן סטנדרטים כל כמה שנים.

סיכום: שליטה היא המסלול העיקרי, אילוף הוא תומך

הכלים ימשיכו להתרבות. אם לא נעשה כלום, גם הכאוס וגם העלויות יתנפחו.

קל להיסחף לגישת ה"אילוף" — אך סביר שזה יספק רק פתרון משלים. הקו המרכזי חייב להיות סטנדרטיזציה דרך שליטה חזקה של ה-CIO.

• אילוף: לקבל את הריבוי ולנהל את הסיכונים.
• שליטה: לקבוע סטנדרטים ברורים ולהוביל אותם מלמעלה.

הדרך הנכונה היא לשים את השליטה במרכז, ולהוסיף את האילוף כהשלמה.

שאלות נפוצות (FAQ)

ש: למה אי אפשר לעצור את ריבוי הכלים? → כי לכל מחלקה צרכים שונים, וכל כלי שהשתלב בתהליכים קשה לבטל. בנוסף, תרבות ההישגים מתגמלת את מי שמוסיף כלי, ו-IT מתקשה לומר “לא”.

ש: למה אינטגרציה טכנולוגית לא פותרת את הבעיה? → כי היא משפרת UX, אבל לא נוגעת ברישיונות, בתחזוקה ובהדרכות. בטווח הארוך היא אף יוצרת ריבוי של שכבות אינטגרציה עצמן.

ש: איך מאלפים את הריבוי? → באמצעות ספירות תקופתיות, הגדרת תנאי סיום מראש ושימוש בפלטפורמות לניהול SaaS.

ש: מהו הפתרון היעיל ביותר? → לשלב כלים של אילוף כמשנה, אבל להוביל מהלך של סטנדרטיזציה תחת הנהגה חזקה של ה-CIO.

ש: כלי ניהול SaaS (SSPM) מועילים? → הם מספקים שקיפות ועוזרים בספירה, אבל לא עוצרים את הריבוי עצמו — ולכן אינם פתרון שורש.