Johdanto

Miksi toimivien yritysten IT-kustannukset kasvavat vuosi vuodelta? Jopa heikossa taloustilanteessa uusia ohjelmia ilmestyy edelleen sellaisilla nimikkeillä kuin DX, tekoälyn käyttöönotto ja yritysuudistus. Jokainen yksittäinen aloite näyttää usein järkevältä. Juuri siksi tätä kehitystä on vaikea pysäyttää.

Ydinongelma on rakenteellinen: organisaatiot palkitsevat lisäämisestä, mutta harvoin lopettamisesta. Niin kauan kuin tämä rakenne säilyy, kiinteitä kustannuksia kertyy.

Tämä artikkeli keskittyy pääasiassa niin kutsuttuihin JTC:ihin (Japanese Traditional Companies), mutta monet kohdat pätevät myös Japanin ulkopuolella.

Kulttuurihuomautus: Tässä artikkelissa JTC tarkoittaa perinteistä japanilaista yritystä. Ringi viittaa japanilaiseen sisäiseen esihyväksynnän työnkulkuun. Elinikäinen työ ja eläkeperusteinen ylennys viittaavat perinteisiin japanilaisiin työllisyyskäytäntöihin. Nämä termit eivät täsmää täysin kaikkien maiden instituutioihin, joten tulkitse ne kontekstin mukaan.

Selvitä ensin yleinen väärinkäsitys

Tämä artikkeli ei väitä, että kaikki uudet aloitteet ovat huonoja. Monet investoinnit ovat tarpeellisia ja järkeviä. Ongelmana on, että tuskallisia eläkkeelle siirtymis- ja konsolidointipäätöksiä lykätään usein määräämättömäksi ajaksi.

Kun uusia aloitteita on helppo hyväksyä ja eläkkeelle siirtymistä vaikea toteuttaa, kokonaiskustannukset nousevat, vaikka jokainen projekti näyttäisi itsessään oikealta.

Mitä maassa tapahtuu

Yleinen malli on:

  1. Uusia ehdotuksia pidetään myönteisinä ja tulevaisuuteen suuntautuneina.
  2. Uusia tuottavuutta tai standardointia koskevia järjestelmiä on helpompi hyväksyä.
  3. Kulttuurissa, joka korostaa liikaa harmoniaa, positiivisen näköisiä ehdotuksia on vaikea arvostella.
  4. Järjestelmien määrä kasvaa.
  5. Lisenssi-, ylläpito-, käyttö-, auditointi- ja koulutuskustannukset kasvavat yhdessä.
  6. Kun liiketoimintayksiköt ovat riippuvaisia ​​heistä, eläkkeelle jäämisestä tulee poliittisesti vaikeaa.

Tämä sykli toistuu ja kiinteät kustannukset kertyvät.

Miksi kustannukset kasvavat, vaikka aloitteet näyttävät oikealta

1. Suorituskyvyn hallinta palkitsee lanseeraukset enemmän kuin eläkkeelle siirtymiset

Monet organisaatiot arvioivat:

  • mitä käynnistettiin,
  • kuinka monta hanketta esiteltiin,
  • kuinka houkuttelevalta esitys näyttää.

Mutta he harvoin arvioivat yhtäläisesti:

  • mikä oli turvallisesti eläkkeellä,
  • mikä päällekkäisyys poistettiin,
  • kuinka paljon tulevia kiinteitä kustannuksia vähennettiin.

2. “Konfliktittomat säästöt” ylistetään; “ydinsäästöjä” vältetään

Tehokkuuden lisääminen työkalujen lisäämisellä on poliittisesti helppoa. Todelliset säästöt seisokkeista ovat tuskallisia:

  • käyttäjät menettävät mukavuutensa,
  • työnkulkujen tulee muuttua,
  • tilapäinen muuttoriski ilmenee,
  • Omistusristiriitoja syntyy.

Tehokkaimmat säästöt aiheuttavat usein eniten kitkaa, joten niitä vältetään.

3. Roolisekaannukset liiketoiminnan muutoksen ja IT:n välillä

Liiketoiminnan muutoksen tulee olla liiketoimintatoimintojen omistuksessa. IT voi tarjota työkaluja ja arkkitehtuuria, mutta ei voi yksin suunnitella uudelleen jokaista prosessia. Kun tämä raja on epäselvä, organisaatiot lisäävät jatkuvasti ratkaisuja ratkaisematta toimintasuunnittelua.

4. Psykologisen turvallisuuden väärinkäsitys

Psykologinen turvallisuus on tärkeää. Mutta jos se tulkitaan “vältä kaikkia konflikteja”, eläkkeelle siirtymispäätökset pysähtyvät. Sitten adoptio etenee, samalla kun perintökustannukset säilyvät.

5. Executive-arviointi ajautuu kohti esitysarvoa

Kiiltävät aloitteet on helppo selittää dioissa. Konsolidointi, riippuvuuden puhdistaminen, sopimusten rationalisointi ja toiminnan standardointi ovat vähemmän näkyviä. Kun johtajat priorisoivat sen, mikä on helppo esittää, kustannusten kasvu on väistämätöntä.

Miksi konsolidointi on hankala tie

Konsolidointi vaatii yksityiskohtaista teknistä ja toiminnallista ymmärrystä:

  • riippuvuuskartoitus (liiketoiminta, data, käyttöoikeudet, raportit, integraatiot, auditoinnit),
  • muuttoliikkeen riskinhallinta (rinnakkaisajo, palautus, koulutus, tuki),
  • eläkkeelle jäämisen jälkeisen vastuullisuuden suunnittelu.

Ilman tätä kykyä eläkesuunnitelmat jäävät iskulauseiksi.

Kustannusyhtälö

Yksinkertaistettu yhtälö on:

Seuraavan vuoden IT-kustannukset = viime vuoden kiinteät kustannukset + uusien aloitteiden lisätyt kiinteät kustannukset - kustannukset poistettu eläkkeelle siirtymisen/konsolidoinnin myötä

Monissa yrityksissä viimeinen termi on liian pieni. Siksi kustannukset nousevat jatkuvasti.

Perussyyt

  1. Arviointijärjestelmät ovat puolueellisia lisäyksiä kohti.
  2. Yrityksen ja IT:n välinen omistus on hämärtynyt.
  3. Psykologista turvallisuutta käytetään väärin konfliktien välttämisenä.
  4. Päättäjiltä puuttuu usein suora altistuminen kenttäkitkalle ja tekniselle velalle.

Mitä voidaan tehdä

Vaihtoehto A: voimakas kustannusleikkaus

Se voi toimia lyhyellä aikavälillä, mutta sivuvaikutukset ovat vakavia. Luottamus ja pitkäaikainen toimintakyky voivat vaurioitua.

Vaihtoehto B: nimitä johtajat, jotka voivat tehdä ja ottaa vastaan tuskallisia päätöksiä

Tämä on kestävä lähestymistapa. Organisaatioiden tulee virallisesti arvioida kykynsä lopettaa järjestelmät, ei vain käynnistää niitä.

Käytännön toimet:

  1. Määritä ylimmän tason omistaja eläkkeelle siirtymistä ja yhdistämistä varten.
  2. Lisää eläkkeelle siirtymisen KPI:t (eläkkeelle jääneet järjestelmät, päällekkäisyyden poistaminen, kiinteiden kustannusten vähentäminen, riippuvuuden poistaminen).
  3. Anna arkkitehtuurijohtajille muodollinen veto- ja konsolidointivaltuudet.
  4. Estä passiivinen “odota EOL” -käyttäytyminen; vaativat riippuvuuspoistumissuunnitelmat.
  5. Arvioi “mikä päättyi” samalla painolla kuin “mitä lisättiin”.
  6. Määritä yrityspuolen omistajat jokaiseen konsolidointiprojektiin.
  7. Tunnusta ja palkitse tiimejä, jotka käsittelivät väistämätöntä kitkaa vastuullisesti.

Toteutus

Todellinen ongelma ei ole kauniiden tiekarttojen piirtäminen. Se päättää, kuka ottaa minkäkin kivun, milloin ja millä vastuulla.

Ylimmän johdon tulee:

  • ottaa lopullisen vastuun
  • ottaa valitukset vastaan organisaatiokustannuksina,
  • estää konfliktin kohtelun yksilön henkilökohtaisena epäonnistumisena.

Liiketoimintatiimien tulee määritellä konkreettiset toiminnalliset vaikutukset. IT:n on tehtävä riippuvuudet ja migraatioriski selväksi. Sitten molempien osapuolten on päätettävä määräajoin, mitä säilyttää ja mitä eläkkeelle.

Vastaukset yleisiin vastalauseisiin

“Mutta tarvitsemme uusia aloitteita”

Kyllä. Tämä artikkeli ei kiellä uusia investointeja. Se vastustaa eläkkeelle jäämisen välttämistä ikuisesti.

“Yhdistäminen vahingoittaa toimintaa”

Lyhyellä aikavälillä kyllä. Mutta lykkääminen luo suurempaa pitkän aikavälin monimutkaisuutta. Kysymys ei ole siitä, onko kipua olemassa, vaan milloin ja miten se maksetaan.

“Meillä ei ole sopivia johtajia”

Tämä saattaa olla juuri syy siihen, että kustannukset kasvavat jatkuvasti.

Yhteenveto

Yritysten IT-kustannukset nousevat jatkuvasti, kun organisaatiot juhlivat lisäyksiä, mutta eivät institutionalisoi loppuja. Tekoäly- ja DX-aloitteet voivat olla päteviä, mutta ilman eläkkeelle siirtymistä ja yhdistämistä niistä tulee tulevaisuuden ylläpitovelkoja.

Olennainen hallintakyky ei ole vain lisäyskyky. Se on valta lopettaa – oikeudenmukaisesti, avoimesti ja vastuullisesti.

Aiheeseen liittyvä artikkeli

Viitteet

[1] U.S. CIO Council, Application Rationalization Playbook. https://www.cio.gov/assets/files/Application-Rationalization-Playbook.pdf