Johdanto

“Olen varma, että tiedosto oli OneDrivessa…” Haet ja et löydä mitään. Toinen yksikkö sanoo: “Me säilytämme Boxissa”, mutta tiedosto löytyykin lopulta vanhalta tiedostopalvelimelta.

“Nauhoittiko kukaan sen kokouksen?” Oliko se Teamsissä? Webexissä? Ehkä Zoomissa. Mistä edes aloittaa?

Nykyaikainen toimisto elää paradoksissa: mitä enemmän työkaluja otamme käyttöön mukavuuden vuoksi, sitä vähemmän tiedämme, mistä mitään löytyy. Mukavuus synnyttää hämmennystä ja tehottomuutta — mukavuusparadoksin.

Miksi mukavuustyökalut lisääntyvät?

Miksi työkalut vain moninkertaistuvat? Leviäminen koskee joka aluetta.

  • Viestintä: Teams, Slack, sähköposti, Zoom-chat, Webex
  • Tallennus: OneDrive, Box, Google Drive, tiedostopalvelimet
  • Tietopääoman hallinta: Notion, Loop, Confluence
  • IT-palvelunhallinta: Jira, ServiceNow, Zendesk
  • AI-avustajat: ChatGPT, Copilot, Claude, Bard

Jokainen on aidosti hyödyllinen. Kun työkalu juurtuu arkeen, se harvoin katoaa. Lopputulos on rakenne, jossa työkalut vain lisääntyvät.

Monessa käyttäjäorganisaatiossa IT-osasto ei tuota liikevaihtoa ja sen vaikutusvalta on pieni. Jos liiketoiminta sanoo “emme pärjää ilman tätä”, IT:llä ei ole vipuvartta sanoa ei. Kaava jähmettyy: etulinjan tiimit ottavat mukavuustyökaluja yksi toisensa jälkeen, eikä vauhtia pysäytä kukaan.

Suoritusperusteinen arviointi pahentaa tilannetta. Kun jalkautat kiiltävän SaaS-palvelun, voit esitellä “tuottavuusparannuksia”. Kun löydät uutta ja jaat sen muille, sinut leimataan “päteväksi” työntekijäksi, joka saattaa jopa saada ylennyksen. Etulinjan tiimit — ja joskus IT itse — alkavat hurrata työkalujen leviämiselle. Kukaan ei tavoittele heikkoa arviointia, joten lopputulos on ennalta arvattava.

Arkikeskustelut alkavat kuulostaa tältä:

  • “Missä se tiedosto on? Sähköpostissa? OneDrivessa? Boxissa? Tiedostopalvelimella?”
  • “Onko tämä pöytäkirja Teamsistä? Webexistä? Zoomista?”
  • “Laitettiinko hyväksyntä Slackissa? Vai oliko se Jira?”

Jokainen päivä on aarteenetsintää ja tuottavuus valuu.

Miksi työkaluvyöry laskee tuottavuutta

Useimmat yritykset yrittävät ratkaista kaaoksen teknisellä integraatiolla.

  • Identiteetti-integraatio/SSO: kirjaudu kaikkiin samoilla tunnuksilla.
  • iPaaS ja RPA: synkkaa data taustalla ja rakenna työkalujen välistä automaatiota.
  • AI-avustajat: hyödynnä Copilot-tyylisiä agenteja navigoimaan järjestelmien välillä.

Kyllä, käyttökokemus paranee. Ei tarvitse miettiä tunnuksia tai tehdä kymmentä hakua.

Mutta yksi näkökulma unohtuu jatkuvasti:

👉 Tekninen integraatio hillitsee UX-kaaosta, muttei tee mitään leviämisen paisuvalle ylläpitokustannukselle.

  • SSO on kätevä, mutta IdP-lisenssit kasaantuvat.
  • iPaaS-yhteydet helpottavat, mutta jokainen integraatio lisää operointikuormaa.
  • AI-avustajat moninkertaistuvat toimittajittain, mikä nostaa maksuja ja koulutuskuluja.

“Integraatio korjaa tämän” on harha. Integraatiokerrokset silottavat pintaa, mutta jättävät leviämisen rakenteelliset kustannukset koskemattomiksi.

Myös integraatio karkaa käsistä

Historia todistaa ironian: integraatioalustat alkavat nekin lisääntyä.

  • Yhdistit identiteetit Active Directoryyn, kunnes uusi SaaS ei sitä tukenut. Lisäsit toisen IdP:n ja lopulta myös Entra ID:n (Azure AD).
  • Keskustelit virtuaalipalvelimet vCenterin alle, mutta se ei kattanut IaaS:ää. Otit mukaan AWS:n ja Azuren, ja pian arvioit monipilvihallinnan työkaluja.

Legacy-integraatioista tulee sitkeämpiä kuin yksittäisistä työkaluista. Niistä ei pääse eroon, ja ne muuttuvat ikuiseksi velaksi.

Varsinainen ongelma on kustannusrakenne

Vaikka UX-hämmennystä saisi hetkeksi hillittyä, todellinen vihollinen pysyy: piilossa oleva kustannusrakenne.

  • Päällekkäiset lisenssit ja tilausmaksut
  • Kahteen kertaan pyörivät tukipalvelut
  • Loputtomat väittelyt siitä, mikä työkalu on “standardi”
  • Nousevat koulutuskustannukset
  • Piilovelat, kun yrität ajaa työkaluja alas tai migroida niitä

Yritykset päätyvät “puolikyttäämään” kaikkea ja maksamaan silti täydet hinnat.

Kaksi tapaa kohdata SaaS-kaaos: kesytä tai hallitse

Miten paradoksia pitäisi käsitellä? Näen kaksi polkua.

1. “Kesytä” leviämistä

Hyväksy, että työkaluja kertyy, ja upota elinkaaren hallinta ja näkyvyys kulttuuriin.

  • Tee puolivuosittain inventaario: käyttö, kustannukset ja päällekkäiset ominaisuudet.
  • Määritä alasajo-ehdot jo käyttöönotossa.
  • Hyödynnä SaaS-hallinta-alustoja näkyvyyden saamiseksi.
  • Kouluta henkilöstöä: mukavuustyökalut ovat kertakäyttöisiä — niillä on viimeinen käyttöpäivä.

2. “Hallitse” keskitetysti

Ota ylhäältä tuleva linja: määrittele standardit ja poista hajanaisuus. Onnistuminen vaatii:

  • Syvää asiantuntemusta: ymmärrä teknologia ja sen tulevaisuus.
  • Jalkautunutta näkemystä: ilman arjen käyttöä governance jää kulissiksi.
  • Kykyä päivittää standardeja: tarkastele ja uudista muutaman vuoden välein.

Yhteenveto: hallinta ytimenä, kesyttäminen tukena

Mukavuustyökalut jatkavat kasvuaan. Jos niitä ei ohjata, leviämisen ja paisuvan kustannusrakenteen kohtalo on väistämätön.

“Kesyttäminen” kuulostaa houkuttelevalta, mutta todennäköisesti se jää tukitoimeksi. Ydinstrategian on oltava standardointi vahvan CIO-johtajuuden tukemana.

  • Kesyttäminen: hallitse riskiä hyväksyen leviämisen.
  • Hallinta: määrittele ja pakota standardit ylimmän johdon mandaatilla.

Realistinen suunta on ankkuroida hallintaan ja tukea sitä valikoiduilla kesytystoimilla.

UKK

K: Miksi työkaluvuorta ei voi pysäyttää? → Jokaisella osastolla on eri tarpeet, ja kun työkalu juurtuu, siitä tulee osa työnkulkuja. Suoritusperusteiset kannustimet palkitsevat käyttöönoton ja IT:ltä puuttuu usein valta estää sitä.

K: Miksi tekninen integraatio ei ratkaise ongelmaa? → Se voi vähentää UX:n kitkaa, mutta kustannusrakenne ei muutu — lisenssit, tuki ja koulutus kasvavat silti. Ajan myötä myös integraatioalustat alkavat lisääntyä.

K: Miten leviämistä “kesytetään”? → Tee säännölliset inventaariot, määritä selkeät alasajo-ehdot, käytä SaaS-hallinta-alustoja ja opeta, että mukavuustyökalut ovat väliaikaisia.

K: Mikä on tehokkain ratkaisu? → Pidä kesyttäminen lisäkeinona ja vie standardointia eteenpäin vahvan CIO-johtamisen kautta.

K: Ovatko SaaS security posture management (SSPM) -työkalut hyödyllisiä? → Ne auttavat näkyvyyden ja inventaarion kanssa, mutta eivät pysäytä leviämistä sellaisenaan, joten ne eivät ole perusratkaisu.