Introducción

«Seguro que ese documento estaba en OneDrive…» Buscas y no aparece. En otro departamento te dicen «Nosotros usamos Box», y al final descubres que el archivo seguía viviendo en un servidor antiguo.

«¿Está disponible la grabación de aquella reunión?» Piensas: ¿fue una sesión en Teams? ¿Lo transmitimos por Webex? ¿O era Zoom? Ya no sabes dónde buscar.

En las oficinas actuales, cuantas más herramientas «convenientes» adoptamos, más perdidos estamos sobre qué buscar y dónde.

Perseguir la conveniencia termina generando caos e ineficiencia: es la paradoja de la conveniencia.

¿Por qué proliferan las herramientas «útiles»?

¿Por qué las empresas siguen sumando herramientas? La proliferación se da en todas las áreas:

  • Comunicación: Teams, Slack, correo, chats de Zoom, Webex.
  • Almacenamiento: OneDrive, Box, Google Drive, servidores de archivos.
  • Gestión del conocimiento: Notion, Loop, Confluence.
  • ITSM: Jira, ServiceNow, Zendesk.
  • Asistentes de IA: ChatGPT, Copilot, Claude, Bard.

Cada una es útil en sí misma. Una vez que se incorpora al trabajo diario, cuesta mucho desactivarla, así que el conjunto no deja de crecer.

En muchas empresas usuarias, el departamento de TI —que no genera ingresos directos— tiene poca voz. Si el área operativa insiste en que una herramienta es «indispensable», TI no puede detenerla. Así se fija la estructura en la que cada equipo trae la siguiente herramienta «conveniente» y nadie pisa el freno.

La evaluación basada en resultados empeora el fenómeno.

Llevar una herramienta nueva y extenderla se traduce en «mejoré la eficiencia del área» y se evalúa positivamente. Quien descubre un nuevo SaaS y lo impulsa en su equipo se vuelve «la persona capaz», incluso puede ascender. Al final, no solo los equipos operativos sino también TI terminan patrocinando la proliferación.

No es que la gente quiera ser evaluada a la baja; el incentivo empuja en esa dirección.

Y entonces las conversaciones cotidianas suenan así:

  • «¿Dónde está ese documento? ¿En el adjunto? ¿En OneDrive? ¿En Box? ¿En el servidor?»
  • «¿Este acta está en la transcripción de Teams? ¿En la grabación de Webex? ¿En Zoom?»
  • «¿El visto bueno lo pasamos por Slack o por Jira?»

La experiencia de «estar perdido todos los días» se acumula y derriba la productividad.

Por qué la proliferación reduce la productividad

Muchas empresas intentan resolver el caos con integración técnica.

  • Integración de identidades / SSO: usar la misma cuenta en todas las herramientas.
  • iPaaS o RPA: sincronizar datos en segundo plano para búsquedas transversales y automatización.
  • Asistentes de IA: herramientas como Copilot que operan varias plataformas a la vez.

La experiencia de uso mejora. Se reduce la duda de «¿dónde inicio sesión?» y el drama de «busqué diez veces».

Pero hay un punto que no debemos olvidar.

👉 La integración técnica alivia el caos de UX, pero no detiene el crecimiento de los costos de mantenimiento.

  • Implementar SSO es cómodo, pero añade licencias de IdP.
  • Integrar con iPaaS es útil, pero cada conector trae nuevos esfuerzos de operación y soporte.
  • Los asistentes de IA también se multiplican por proveedor, con costos de suscripción y entrenamiento.

Pensar que «la integración lo soluciona» es un espejismo. La capa de integración da una sensación momentánea de orden, pero deja intacto —o incluso oculta— el costo de la proliferación.

Historia repetida: cuando hasta la plataforma de integración se multiplica

El paso siguiente es casi siempre el mismo: hasta las plataformas de integración terminan proliferando.

  • Centralizamos identidades con Active Directory, pero no cubre el nuevo SaaS y añadimos otro IdP. Al final convivimos con Azure AD (Entra ID) y compañía.
  • Administrábamos servidores virtuales con vCenter, pero no abarca IaaS, así que sumamos AWS y Azure, y luego evaluamos herramientas para gestionar el multicloud.

Las viejas plataformas de integración están más entrelazadas con el negocio que las herramientas individuales y permanecen como deuda imposible de retirar.

El verdadero problema es la estructura de costos

Aunque la integración técnica alivie el caos de UX, la bomba de tiempo es la estructura de costos que crece bajo la superficie:

  • Licencias y tarifas duplicadas.
  • Mesas de ayuda multiplicadas.
  • Tiempo perdido negociando cuál es la herramienta «estándar».
  • Costos de capacitación y aprendizaje.
  • Pasivos ocultos al intentar retirar o migrar soluciones.

El resultado es una empresa que «apenas aprovecha las herramientas, pero paga como si las usara al máximo».

¿Cómo enfrentar la proliferación de SaaS? ¿Domarlas o controlar?

¿Cómo abordar esta paradoja? Veo dos enfoques.

1. «Domarlas»: asumir la proliferación

Aceptar que habrá muchas y convertir la gestión del ciclo de vida y la visibilidad en parte de la cultura.

  • Inventariar las herramientas cada seis meses revisando uso, costos y funcionalidades solapadas.
  • Definir condiciones de retiro desde el momento de la adopción.
  • Usar plataformas de gestión de SaaS para hacer visible el uso.
  • Educar a los equipos para que entiendan que cada herramienta «tiene fecha de caducidad».

2. «Controlar» de forma centralizada

Marcar estándares por mandato y eliminar la dispersión. Para que funcione, hacen falta:

  • Conocimiento profundo: capacidad de evaluar características técnicas y proyección futura.
  • Sensibilidad operativa: sin entender los casos de uso reales, la norma se vuelve letra muerta.
  • Capacidad de actualizarse: revisar los estándares cada pocos años con flexibilidad.

Conclusión: el control como estrategia principal, domar como apoyo

Las herramientas útiles seguirán apareciendo y, si las dejamos, la proliferación y los costos solo crecerán.

El enfoque de «domarlas» es tentador, pero probablemente tenga efecto limitado. La estrategia principal sigue siendo establecer estándares mediante un CIO con liderazgo fuerte.

  • Domar: asumir la proliferación y gestionar los riesgos como medida de apoyo.
  • Controlar: definir estándares y gobernanza como estrategia principal.

Lo sensato es que la empresa adopte el control como eje y complemente con tácticas de domesticación.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué no podemos detener la proliferación de herramientas?
→ Porque cada área tiene necesidades distintas y, una vez que una herramienta se integra al flujo, retirarla es difícil. Además, el sistema de evaluación por resultados premia a quien introduce herramientas y los departamentos de TI tienen poco margen para bloquearlas.

P: ¿Por qué la integración técnica no es la solución definitiva?
→ Porque aunque reduzca el caos de la experiencia de uso, no altera las licencias, el soporte o los costos de capacitación. Con el tiempo, incluso la capa de integración se multiplica.

P: ¿Se puede “domar” la proliferación?
→ Con inventarios periódicos, condiciones claras de retiro y plataformas de gestión de SaaS que aporten visibilidad, sí se pueden mitigar riesgos.

P: ¿Cuál es la medida más efectiva?
→ Utilizar las tácticas de domesticación como apoyo, pero avanzar en la estandarización liderada por el CIO es la vía más realista.

P: ¿Sirven los SSPM (plataformas de gestión de seguridad de SaaS)?
→ Ayudan a obtener visibilidad e inventariar, pero no frenan por sí mismas la proliferación. No son una cura definitiva.