Úvod

„Ta prezentace byla určitě na OneDrivu…“ Hledám, nenacházím. Jiný tým odpoví: „My používáme Box.“ A nakonec soubor leží na prastarém fileserveru.

„Je z té porady záznam?“ Přemýšlím. Bylo to v Teams? Ve Webexu? Nebo Zoom? Netušíme, kam sáhnout.

V moderní kanceláři platí, že čím víc „užitečných“ nástrojů máme, tím hůř víme, kde co hledat. Honíme pohodlí, sklízíme chaos a neefektivitu. To je paradox pohodlí.

Proč se nástroje množí?

Proč firmy dál nafukují katalog nástrojů? Proliferace probíhá všude.

  • Komunikace: Teams, Slack, e-mail, Zoom chat, Webex
  • Úložiště: OneDrive, Box, Google Drive, fileservery
  • Správa znalostí: Notion, Loop, Confluence
  • ITSM: Jira, ServiceNow, Zendesk
  • AI asistenti: ChatGPT, Copilot, Claude, Bard

Každý jednotlivý nástroj je pohodlný. Jakmile se zabydlí v procesech, nikdo ho nechce rušit. Výsledek? Celkový počet jen roste.

V mnoha interních IT má navíc IT oddělení slabé slovo, protože přímo negeneruje tržby. Když provoz tvrdí „bez toho nástroje nemůžeme“, IT to těžko zarazí. A tak se zabetonuje struktura, kde si provoz přináší nástroje podle libosti.

Další problém: kultura hodnocení podle výsledků. Kdo zavede „skvělý nástroj“ a zrychlí práci, sklízí body a povýšení. Kdo najde nové SaaS a rozšíří ho v týmu, je hvězda. A nakonec i IT oddělení samo pod tlakem metrik začne nové nástroje podporovat. Není divu — málokdo touží po nízké známce.

Konverzace pak vypadají takto:

  • „Kde je ten dokument? V příloze e-mailu? Na OneDrivu? Boxu? Fileserveru?“
  • „Zápis z jednání? Byl to přepis z Teams? Nahrávka z Webexu? Nebo ze Zoomu?“
  • „Schvalování běželo ve Slacku, nebo v Jiře?“

Denní bloudění snižuje produktivitu celé firmy.

Proč chaos sráží produktivitu

Mnoho firem reaguje technickou integrací:

  • SSO / jednotná identita: všude stejný účet.
  • iPaaS či RPA: v pozadí se synchronizují data, dělá se křížové vyhledávání a automatizace.
  • AI asistenti: Copilot a spol. ovládají více nástrojů současně.

Ano, UX se tím vylepší. Už se neztrácíme v přihlašování ani v nekonečném klikání.

Jenže je tu zapomenutý úhel pohledu:

👉 Technická integrace řeší chaos UX, ale nechává být nafouknutou nákladovou strukturu.

  • SSO je super, ale licence IdP něco stojí.
  • iPaaS usnadní život, ale pro každý konektor přibývá správa.
  • AI asistenti se sami množí, každý s vlastní cenovkou a tréninkem.

Tedy: myšlenka „vyřešíme to integrací“ je iluze. Integrace chaos jen uhladí, ale náklady nechá růst.

Historie integrací, které skončily další proliferací

Důsledkem bývá ironie: integrace se také začne množit.

  • Active Directory sjednotilo identity, ale nové SaaS ho neznají, tak přidáme další IdP. Nakonec provozujeme i Azure AD (Entra ID).
  • vCenter dávalo dohromady virtuální servery, ale s příchodem IaaS jsme přibrali AWS a Azure. Teď řešíme multi-cloud integraci.

Staré integrační platformy přitom zůstávají jako dluh – jsou napojené na procesy, takže je prostě nevyřadíme.

Skutečný problém: nákladová struktura

UX chaos se dá integrací dočasně ztišit, ale největší bolest je skrytá pod hladinou v nákladech.

  • Duplicitní licence a poplatky
  • Vícekanálová podpora helpdesku
  • Neustálé dohady o tom, který nástroj je vlastně standard
  • Vyšší náklady na školení a učení
  • Skrytý dluh při rušení nebo migraci

Nakonec nikdo nástroje pořádně neovládá, ale platíme za ně plnou cenu.

Jak na záplavu SaaS: ochočit, nebo zkrotit?

Jak tedy čelit paradoxu? Vidím dvě cesty.

1. „Ochočit“ chaos

Smířit se s množstvím nástrojů a zabudovat do kultury jejich životní cyklus.

  • Každého půl roku udělat inventuru: využití, náklady, překryvy.
  • Už při zavádění stanovit podmínky pro vyřazení.
  • Nasadit platformu pro správu SaaS a sledovat data.
  • Vzdělávat zaměstnance, že „užitečné nástroje mají omezenou životnost“.

2. Centralizovaně „zkrotit“

Shora určit standard a rozptýlení zakázat. K úspěchu je potřeba:

  • Hloubková expertiza: znát technologie i jejich vývoj.
  • Znalost provozu: bez pochopení use casů skončí direktiva na papíře.
  • Schopnost aktualizace: jednou za pár let standard přehodnotit.

Verdikt: kormidlem je kontrola, ochočení je podpůrné

Nástrojů bude dál přibývat. Bez zásahu se chaos i náklady utrhnou.

Ochočení působí lákavě, ale většinou jen doplňuje hlavní strategii. Základní osa je standardizace přes silné CIO.

  • Ochočení: pracujeme s tím, co máme, a hlídáme rizika.
  • Kontrola: definujeme standard a ostatní odstřihneme.

Reálná volba: opřít se o kontrolu a ochočení přibrat jako doplněk.

Často kladené otázky (FAQ)

Otázka: Proč proliferace nástrojů nekončí? → Protože každý útvar má jiné potřeby, nástroj se rychle zabydlí v procesech a těžko se ruší. Navíc ve strukturách hodnocení má zaváděč krátkodobý úspěch, zatímco IT oddělení má slabé páky.

Otázka: Proč nestačí technická integrace? → Protože sice vyhladí UX, ale nemění náklady na licence, provoz či školení. V dlouhodobém horizontu navíc vzniká další vrstva integrací.

Otázka: Lze chaos zkrotit „ochočením“? → Inventury, podmínky pro vyřazení nebo SaaS management pomůžou, ale chaos úplně nezastaví.

Otázka: Co je nejúčinnější? → Kombinovat doplňková opatření s pevnou centralizovanou kontrolou a standardy pod vedením CIO.

Otázka: Pomůže nástroj pro správu SaaS (SSPM)? → Pomůže s přehledem a inventurou, ale samotnou proliferaci nezastaví. Je to pomocník, ne finální řešení.