لماذا تستمر تكاليف تكنولوجيا المعلومات في الارتفاع في المؤسسات: المبادرات الجديدة تحظى بالثناء، لكن قرارات التقاعد لا تحظى بالثناء
مقدمة
لماذا تستمر تكاليف تكنولوجيا المعلومات في الشركات العاملة في الزيادة عاما بعد عام؟ وحتى في الظروف الاقتصادية الضعيفة، تستمر البرامج الجديدة في الظهور تحت مسميات مثل DX، واعتماد الذكاء الاصطناعي، وإصلاح الأعمال. غالبًا ما تبدو كل مبادرة فردية معقولة. وهذا هو بالضبط سبب صعوبة إيقاف هذا الاتجاه.
المشكلة الأساسية هيكلية: المنظمات تكافئ الإضافة، لكنها نادرًا ما تكافئ النهاية. وطالما بقي هذا الهيكل، تتراكم التكاليف الثابتة.
تركز هذه المقالة بشكل أساسي على ما يسمى JTCs (الشركات اليابانية التقليدية)، ولكن تنطبق العديد من النقاط أيضًا خارج اليابان.
ملاحظة ثقافية: في هذه المقالة، JTC تعني الشركة اليابانية التقليدية. يشير Ringi إلى سير عمل الموافقة المسبقة الداخلية اليابانية. التوظيف مدى الحياة والترقية على أساس الأقدمية يشيران إلى ممارسات التوظيف اليابانية التقليدية. هذه المصطلحات لا تتطابق تمامًا مع المؤسسات في كل بلد، لذا يرجى تفسيرها حسب السياق.
أولاً، قم بتوضيح سوء الفهم الشائع
لا تجادل هذه المقالة بأن جميع المبادرات الجديدة سيئة. العديد من الاستثمارات ضرورية وعقلانية. والمشكلة هي أن قرارات التقاعد المؤلمة وقرارات الدمج غالبا ما يتم تأجيلها إلى أجل غير مسمى.
عندما يكون من السهل الموافقة على المبادرات الجديدة، ويكون من الصعب تنفيذ التقاعد، فإن التكلفة الإجمالية تستمر في الارتفاع حتى لو بدا كل مشروع صحيحًا بمفرده.
ماذا يحدث على أرض الواقع
النمط الشائع هو:
- يُنظر إلى المقترحات الجديدة على أنها إيجابية وموجهة نحو المستقبل.
- من الأسهل الموافقة على الأنظمة الجديدة للإنتاجية أو التقييس.
- في ثقافة تبالغ في التركيز على الانسجام، يصعب انتقاد المقترحات ذات المظهر الإيجابي.
- يزداد عدد الأنظمة.
- تزيد تكاليف الترخيص والصيانة والعمليات والتدقيق والتدريب معًا.
- بمجرد أن تعتمد وحدات الأعمال عليها، يصبح التقاعد صعبًا من الناحية السياسية.
تتكرر هذه الدورة وتتراكم التكاليف الثابتة.
لماذا تستمر التكاليف في النمو حتى عندما تبدو المبادرات صحيحة
1. يتم إطلاق مكافآت إدارة الأداء أكثر من مجرد التقاعد
تقوم العديد من المنظمات بتقييم:
- ما تم إطلاقه،
- كم عدد المشاريع التي تم تقديمها،
- مدى جاذبية العرض التقديمي.
لكنهم نادراً ما يتم تقييمهم بالتساوي:
- ما تقاعد بأمان،
- ما تمت إزالة التداخل،
- مقدار التكلفة الثابتة المستقبلية التي تم تخفيضها.
2. تم الإشادة بـ “الادخار بدون تعارض”. يتم تجنب “المدخرات الأساسية”.
إن تحقيق مكاسب الكفاءة من خلال إضافة الأدوات أمر سهل من الناحية السياسية. إن التوفير الحقيقي من عمليات إيقاف التشغيل أمر مؤلم:
- يفقد المستخدمون الراحة،
- يجب أن تتغير سير العمل،
- ظهور خطر الهجرة المؤقتة،
- ظهور صراعات على الملكية.
غالبًا ما تؤدي المدخرات الأكثر فاعلية إلى حدوث أكبر قدر من الاحتكاك، لذلك يتم تجنبها.
3. الخلط بين الدور بين تحويل الأعمال وتكنولوجيا المعلومات
يجب أن يكون تحول الأعمال مملوكًا لوظائف الأعمال. يمكن لتكنولوجيا المعلومات أن توفر الأدوات والهندسة المعمارية، ولكنها لا تستطيع وحدها إعادة تصميم كل عملية. عندما تكون هذه الحدود غير واضحة، تستمر المؤسسات في إضافة الحلول دون حل تصميم التشغيل.
4. إساءة فهم السلامة النفسية
السلامة النفسية مهمة. ولكن إذا تم تفسيرها على أنها “تجنب كل الصراعات”، فإن قرارات التقاعد تتوقف. ومن ثم يمضي التبني للأمام بينما تظل التكاليف القديمة قائمة.
5. يتجه التقييم التنفيذي نحو قيمة العرض
من السهل شرح المبادرات اللامعة في الشرائح. أما عمليات الدمج، وتنظيف التبعية، وترشيد العقود، وتوحيد العمليات، فهي أقل وضوحًا. عندما يعطي القادة الأولوية لما يسهل تقديمه، يصبح التوسع في التكلفة أمرًا لا مفر منه.
لماذا يعد الدمج طريقًا شائكًا؟
يتطلب الدمج فهمًا فنيًا وتشغيليًا تفصيليًا:
- رسم خرائط التبعية (الأعمال، البيانات، الأذونات، التقارير، عمليات التكامل، عمليات التدقيق)،
- التحكم في مخاطر الهجرة (التشغيل الموازي، التراجع، التدريب، الدعم)،
- تصميم مسؤولية ما بعد التقاعد.
وبدون هذه القدرة، تظل خطط التقاعد مجرد شعارات.
معادلة التكلفة
المعادلة المبسطة هي:
تكلفة تكنولوجيا المعلومات للعام التالي = التكلفة الثابتة للعام الماضي + التكلفة الثابتة المضافة بواسطة المبادرات الجديدة - التكلفة التي تمت إزالتها عن طريق التقاعد/الدمج
في العديد من المؤسسات، يكون المصطلح الأخير صغيرًا جدًا. ولهذا السبب تستمر التكاليف في الارتفاع.
الأسباب الجذرية
- أنظمة التقييم متحيزة نحو الإضافات.
- الملكية بين قطاع الأعمال وتكنولوجيا المعلومات غير واضحة.
- يساء تطبيق السلامة النفسية كوسيلة لتجنب الصراع.
- غالبًا ما يفتقر صانعو القرار إلى التعرض المباشر للاحتكاك الميداني والديون الفنية.
ما الذي يمكن فعله
الخيار أ: التدخل القوي لخفض التكاليف
ويمكن أن يعمل على المدى القصير، ولكن الآثار الجانبية خطيرة. قد تتضرر الثقة والقدرة على المدى الطويل.
الخيار ب: تعيين قادة يمكنهم اتخاذ القرارات المؤلمة واستيعابها
هذا هو النهج المستدام. يجب على المنظمات تقييم القدرة رسميًا على إنهاء الأنظمة، وليس فقط إطلاقها.
الإجراءات العملية:
- تعيين مالك رفيع المستوى لاتخاذ قرارات التقاعد والدمج.
- قم بإضافة مؤشرات الأداء الرئيسية للتقاعد (الأنظمة المتوقفة عن العمل، وإزالة التداخل، وخفض التكلفة الثابتة، وإزالة التبعية).
- منح القيادة المعمارية حق النقض الرسمي وسلطة الدمج.
- حظر سلوك “انتظار موسوعة الحياة” السلبي؛ تتطلب خرائط طريق للخروج من التبعية.
- قيم “ما انتهى” بنفس وزن “ما أضيف”.
- قم بتعيين مالكي الجانب التجاري لكل مشروع توحيد.
- قم بتقدير ومكافأة الفرق التي تعاملت مع الاحتكاكات التي لا يمكن تجنبها بمسؤولية.
واقع التنفيذ
إن القضية الحقيقية لا تكمن في رسم خرائط طريق جميلة. إنه تحديد من يتحمل أي ألم، ومتى، وبأي مسؤولية.
يجب على الإدارة العليا:
- تحمل المسؤولية النهائية،
- استيعاب الشكاوى باعتبارها تكلفة تنظيمية،
- منع التعامل مع الصراع على أنه فشل شخصي للفرد.
يجب على فرق العمل تحديد التأثيرات التشغيلية الملموسة. يجب أن توضح تكنولوجيا المعلومات التبعيات ومخاطر الترحيل. ثم يتعين على الجانبين أن يقررا، في إطار مواعيد نهائية، ما يجب الاحتفاظ به وما يجب سحبه.
الردود على الاعتراضات الشائعة
“لكننا بحاجة إلى مبادرات جديدة”
نعم. هذه المقالة لا تنكر الاستثمار الجديد. ويجادل ضد تجنب التقاعد إلى الأبد.
“التوحيد يضر بالعمليات”
على المدى القصير، نعم. لكن التأجيل يخلق تعقيدات أكبر على المدى الطويل. السؤال ليس ما إذا كان الألم موجودا، ولكن متى وكيف ندفعه.
“ليس لدينا قادة مناسبون”
قد يكون هذا هو السبب الدقيق وراء استمرار ارتفاع التكاليف.
ملخص
تستمر تكاليف تكنولوجيا المعلومات في المؤسسات في الارتفاع عندما تحتفل المؤسسات بالإضافات ولكن لا تضفي طابعًا مؤسسيًا على النهايات. قد تكون كل من مبادرات الذكاء الاصطناعي وDX صالحة، ولكن بدون التقاعد والدمج، فإنها تصبح ديون صيانة مستقبلية.
القدرة الإدارية الأساسية ليست فقط القدرة على الإضافة. إنها القدرة على إنهاء الأمور بعدل وشفافية ومسؤولية.
مقالة ذات صلة
المراجع
[1] مجلس مديري تكنولوجيا المعلومات بالولايات المتحدة، دليل ترشيد التطبيقات. https://www.cio.gov/assets/files/Application-Rationalization-Playbook.pdf